Raszyn, dnia  29.10.2015 r.

 

 JRP1.271.1.2.2015.AW ( 9 )

 

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8  w związku z art. 6a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2013 poz. 907 z późn. zm.)

 

I.    Zamawiający:  Gmina  Raszyn

Adres: ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, tel. 22 701-77-07

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:

„Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pod nazwą: „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn”

 

II. Opis przedmiotu zamówienia (specyfika głównych minimalnych wymagań):

Przedmiotem zmówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektu „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn”.

Niniejsze zamówienie stanowi część Projektu dofinansowanego z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko realizowanego w latach 2007-2013.

Zakres projektu „Uporządkowanie systemu kanalizacji sanitarnej na terenie Gminy Raszyn” obejmuje inwestycje związane z budową kanalizacji sanitarnej. Celem niniejszego Projektu jest wzmocnienie spójności gospodarczej i społecznej na terenie realizacji inwestycji, poprawa stanu środowiska naturalnego, czystości wód i gleby oraz dostosowanie gospodarki ściekowej Gminy Raszyn do wymagań Polski i Unii Europejskiej, a tym samym przyczynienie się do realizacji celów polityki ekologicznej Unii Europejskiej, tj. do ochrony, zachowania i poprawy jakości środowiska, ochrony zdrowia ludzkiego oraz oszczędnego i racjonalnego wykorzystania zasobów naturalnych.

Wykonawca obowiązany jest postępować zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi i wymogami realizacji projektów dofinansowywanych z Funduszu Spójności, dotyczącymi prowadzenia działań informacyjnych i promujących, a także zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Działania informacyjne i promujące będą prowadzone przez okres realizacji Projektu pn.: „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn” ze szczególnym uwzględnieniem istotnych dat  tj. daty zakończenia projektu 31.12.2015 r., i dat zakończenia poszczególnych kontraktów na roboty budowlane. Wszelkie wytworzone materiały informacyjno – promocyjne muszą zawierać informację o współfinansowaniu Projektu przez Fundusz Spójności.

Wykonawca w ramach podstawowych obowiązków powinien między innymi:

 

1) bezwzględnie przestrzegać warunków Umowy;

2) w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności wpływających na realizację wymienionych powyżej  kontraktów na roboty budowlane w ramach Projektu, mogących mieć wpływ na Harmonogram, Wykonawca winien wprowadzać korekty/zmiany do przedmiotowego Harmonogramu w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego w formie pisemnej bądź mailowej i przedstawić go do akceptacji Zamawiającemu; Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego w realizacji umowy;

3) Wykonawca, przed wykonaniem każdego z materiałów informacyjno – promocyjnych, zobowiązany jest do uzgodnienia w formie pisemnej lub mailowej ostatecznego wyglądu danego materiału, a w przypadkach tego wymagających – zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym projektu materiału promocyjnego; na żądanie Zamawiającego Wykonawca wykona prototyp każdego materiału promocyjnego;

4) pozostawać w stałym, bieżącym kontakcie (telefonicznym, mailowym bądź pisemnym) z Zamawiającym celem zasięgania informacji o faktycznym postępie realizacji Projektu „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na terenie Gminy Raszyn”;

5) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych w miejsce wskazane przez przedstawiciela Zamawiającego, w terminie określonym w Harmonogramie.

Działania promocyjne będą realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828
z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Dla całej Kampanii obowiązywać będzie jedna linia kreacyjna, zgodna z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007 r. oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, określającej podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, a także spójna z systemem identyfikacji wizualnej PARP

Zamawiający przekaże Wykonawcy logotypy jak również wszelkie publikacje opracowane w ramach zrealizowanych już działań informacyjno promocyjnych w celu wykorzystania ich w opracowywaniu materiałów promocyjnych, Zamawiający informuje, iż posiada w całości autorskie prawa majątkowe dla przekazanych materiałów i dokumentów,  i wyraża zgodę na ich wykorzystanie w zakresie pól eksploatacji.

 

Działania informacyjne i promujące będą obejmowały w szczególności:

1) Wykonanie tablicy informacyjnej celem umieszczenia w miejscu realizacji inwestycji zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,

Tablica informacyjna  musi zawierać następujące elementy: emblemat Unii Europejskiej z odwołaniem  słownym do Unii Europejskiej oraz  odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ – powyższe informacje  musza zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy; informacja o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt  współfinansowany przez  Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności  w ramach Programu Infrastruktura I Środowisko”; tytuł projektu; nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego; wartość projektu w PLN, kwotę dofinansowania  z Funduszu Spójności

Zalecane jest aby minimalne wymiary tablicy informacyjnej wynosiły 3m (szerokości) x

2) Wykonanie tablic pamiątkowych upamiętniających finansowanie Projektu przez Unię Europejską zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,

Tablica pamiątkowa  musi zawierać następujące elementy: emblemat Unii Europejskiej z odwołaniem  słownym do Unii Europejskiej oraz  odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ – powyższe informacje  musza zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy; informacja o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt (należy wstawić tytuł projektu) współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności  w ramach Programu Infrastruktura I Środowisko”;

Tablice pamiątkowe należy wykonać z materiałów trwałych tj. odpornych na warunki atmosferyczne, co ma zapewnić czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od zakończenia realizacji projektu. Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 1m (szerokości) x 0,7 m (wysokości). Przykładowa wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne  na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce Zasady promocji.

Tablice winny być wykonane na stelażu do zabetonowania. Słupki i stelaże należy pomalować 2 razy Wykonawca dostarczy 6 tablic pamiątkowych. Wykonawca gwarantuje i odpowiada za jakość i trwałość tablic w okresie trwałości projektu tj. do 30.09.2020 roku.

3) Folderu informacyjno -  promocyjny

Opracowanie, skład graficzny, wydruk oraz dostawa  folderu informacyjno -  promocyjnego w ramach projektu pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn” w tzw. formacie ściętego A4, wymiary: 210 x 210 (12 strony) wraz z przekazaniem praw autorskich na rzecz Zamawiającego (zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach  pokrewnych Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz.631 ze zm.).

Zakres zamówienia obejmuje:

·       zaprojektowanie wzoru folderu w konsultacji  z Zamawiającym,

·       przygotowanie folderu do druku (skład graficzny),

·       dostawa przedmiotu zamówienia  do siedziby Zamawiającego 

W folderze winny znaleźć się zdjęcia oraz krótkie informacje tekstowe opracowane na podstawie danych przekazanych przez Zamawiającego w języku polskim oraz angielskim. Folder musi obligatoryjnie zawierać na okładce elementy wariantu podstawowego tj. emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, logo POIiŚ oraz logo Beneficjenta. Ponadto folder winien zawierać pełne dane teleadresowe Beneficjenta oraz adresy stron internetowych instytucji zaangażowanych w realizację projektu tj. Instytucji Zarządzającej – Ministerstwa Rozwoju Regionalnego www.mrr.gov.pl, Instytucji Pośredniczącej  - Ministerstwa Środowiska www.mos.gov.pl, Instytucji Wdrażającej – Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie  ww.wfosigw.pl .  – nakład 1000 egz.

4) Przygotowanie oraz dostarczenie Zamawiającemu materiałów promocyjnych,

Wykonawca zaprojektuje i wykona materiały informacyjne i promocyjne z zakresu BTL („Below The Line”), z naniesionymi znakami identyfikacji wizualnej Projektu. We wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych należy przestrzegać zasad wzorów wizualizacji, określonych w „Księdze identyfikacji wizualnej” Narodowej Strategii Spójności. Materiały te obejmują:

a)      Koszulka z nadrukiem - Koszulki typu T-shirt, unisex, z krótkim rękawkiem. Materiał: bawełna 100 %; Kolor koszulek: jasny, delikatny niebieski. Rozmiary koszulek: S, M, L, dla koszulek damskich oraz M L XL dla koszulek męskich. Ilość poszczególnych rozmiarów do uzgodnienia w trakcie realizacji. Minimalna gramatura materiału: 180 g/m2. Ściągacz przy szyi wzmocniony lycrą .Szwy: podwójne szwy na ramionach, oraz boczne. Wykonawca opracuje logo, które zostanie nadrukowane na koszulkę, jak również zaproponuje kolor znakowania. Po opracowaniu logotypu Wykonawca przedstawi przynajmniej trzy propozycje miejsca znakowania. Znakowanie winno zostać wykonane metodą/ techniką sitodruku lub inna trwałą metodą zaproponowana przez Wykonawcę. Wykonując znak graficzny należy zachować współczynnik proporcji względem oryginalnego rozmiaru obrazu. – 1150 szt.

b)      Torba materiałowa z rączką. Materiał: bawełna, drelich lub len; gramatura: 140 -350 g; Wymiar: około 40 x 36 x 12 cm; Kolor: wyboru dokona Zamawiający z min. 6 propozycji złożonych przez Wykonawcę Oznakowanie: nadruk jednostronny z logotypem; zewnętrzna strona, widoczne miejsce – 650 szt.

c)      Kapelusz przeciwsłoneczny wykonany z delikatnej bawełny. z nadrukiem współgrający kolorystycznie z zaproponowaną koszulka – 650 szt. .

d)      Parasol automatyczny z pokrowcem otwierany i składany automatycznie (3 razy składany). Każdy parasol powinien posiadać pokrowiec z uchwytem w kolorze parasolki. Materiał: korona – nylon lub poliester, wiatroodporny stelaż z aluminium i włókna szklanego; rączka: drewniana lub metalowa; Wymiary: długość po złożeniu: około 25 -35 cm (±5%), po rozłożeniu około 60 cm, średnica około 100 cm (±5%); Kolor: wyboru dokona Zamawiający z min. 6 propozycji złożonych przez Wykonawcę, przy czym Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostawy w dwóch kolorach. Oznakowanie: nadruk jednostronny z logotypem na koronie; zewnętrzna strona. - 50 szt.

e)      Kultowa gra polegająca na handlu nieruchomościami. Gra dla 2 -5 graczy w wieku od 8 lat, której akcja  toczy się szybko. Zapewnia wiec szybką rozgrywkę oraz pasjonujące przetasowania  gra wydana w języku polskim, winna zawierać w zestawie: plansza, karty, paczka specjalnych banknotów, 2 kostki, 6 pionków, 32 domy, 2 hotele, instrukcję. Wymiary opakowania: co najmniej 40 x 75 x 27 cm, zamieszczone logotypy projektu– 50 szt.

f)       Mały zestaw do malowania w drewnianym opakowaniu. Zawiera 8 kredek, 12 farbek, 1 pędzelek, 1 temperówkę, 1 gumkę oraz ołówek. Wymiary: 15, 5X11, 5X3, 2 CM. na opakowaniu nadruk, grawer lub wypalanie logotypów. Maksymalna wielkość znakowania: 120x100.– 550 szt.

Termin realizacji  przedmiotu zamówienia:  15 grudnia  2015 r.

 

III. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

- wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg załączonego wzoru formularza ofertowego,

- Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, ,wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (załącznik Wykonawcy).

 

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
  przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać drogą elektroniczną.

 

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania: Pani Elżbieta Funo pod nr tel. /022/ 701-78-02 Faks: /022/ 7-1-77-78 e-mail efuno@raszyn.pl ; Pani Anna Wierzbicka-Abramska pod nr tel. /022/ 701-78-78 Faks: /022/701-778 e-mail awierzbicka@raszyn.pl

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: poniedziałek godz. 8.00 – 18.00; czwartek godz. 8.00 – 16.00; piątek 8.00-14.00

VI. Kryteria i sposób oceny ofert

W niniejszym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się niżej podanymi kryteriami i ich wagą:

Cena- waga kryterium 90%

Termin płatności wynagrodzenia wynikającego  z faktury/rachunku – waga kryterium 10%

Ocena ceny przedmiotu zamówienia będzie dokonywana poprzez porównanie danych zawartych
w ofertach do ceny najniższej wśród zaproponowanych. Punkty za kryterium będą obliczone wg wzoru:

Kryterium nr 1 – Cena

            C min      

P1 =                  x  100 pkt. x 90%

             C n

gdzie:

P1 – punkty uzyskane za dane kryterium przez Wykonawcę „n”

Cmin – najniższa cena wśród zaproponowanych przez Wykonawców,

Cn – cena zaproponowana przez Wykonawcę „n”,

 

Kryterium nr 2 – Termin płatności (d dniach)

 

             T n

P2 =                  x  100 pkt. x 10%

             T max

gdzie:

P 2 - punkty uzyskane za dane kryterium przez Wykonawcę „n”,

Tmax  - najdłuższy zaproponowany przez Wykonawcę termin płatności (max. do 30 dni),

Tn – proponowany termin płatności przez Wykonawcę, którego oferta jest badana „n” (min. termin płatności 14 dni),

 

Zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów w obydwu kryteriach

VI. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy złożyć w siedzibie Zamawiającego : Urząd Gminy Raszyn ul. Szkolna 2a 05-090 Raszyn w terminie do dnia 04.11.2015 r. w zamkniętej kopercie z dopiskiem:

 

Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pod nazwą: „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn”

 

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1.       Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ryczałtową brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia.

2.       Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3.       Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia (w tym koszt transportu do siedziby Zamawiającego).

4.       Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą  w złotych polskich.

5.       Wykonawca jest związany ofertą przez 30 dni.

6.       Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

 

VIII. Informacje o formalnościach

1.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia zamówienia.

2.       Gmina Raszyn zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru, przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami, a także zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

3.       Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

4.       Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania z ofertą.

5.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.