Raszyn, dnia 15 listopada 2016r.

 

 

Dot. zapytania ofertowego na: „Świadczenie usługi przesyłania krótkich wiadomości tekstowych (SMS) do adresatów posiadających telefony komórkowe oraz uruchomienia usługi ‘Odbiór SMS’ dla Urzędu Gminy Raszyn”

 

 Zamawiający udziela odpowiedzi na pytanie, które wpłynęło w przedmiotowym postępowaniu.

 Pytanie nr 1

OPZ, zgodnie z regulaminem świadczenia usługi wysyłanie wiadomości sms proszę o wyrażenie zgody oraz uwzględnienie w OPZ oraz w warunkach umowy poniższego warunku:

 

„Klient powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe zawarte w Bazie Danych w celu wykonania Umowy, w szczególności przechowywania w Bezpiecznym Centrum Danych wraz z tworzoną automatycznie przez Oprogramowanie kopią zapasową Bazy Danych wraz z zawartością. Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia środków niezbędnych do zabezpieczenia, w sposób określony w przepisach prawa, przekazanego przez Klienta w ramach Umowy, zbioru danych osobowych oraz oświadcza, że spełnia wymagania określone w art. 39a ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. „

 

Zamawiający udziela odpowiedzi na pytanie nr 1

 Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie w/w  zapisu w opisie przedmiotu zamówienia, a także w istotnych postanowieniach , które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

 UWAGA

Zamawiający informuje, że powyższe pytanie i odpowiedź staje się integralną częścią zapytania ofertowego i będzie wiążące przy składaniu ofert.

 

Raszyn, 10 listapada 2016 r.

Znak sprawy KZ.271.20.2016

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
/tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 /

I. Zamawiający:  Gmina Raszyn

Adres do korespondencji:  ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn

tel. 701-77-70, faks 701-77-78

Zaprasza do złożenia ofert cenowych:

"Świadczenie usługi przesyłania krótkich wiadomości tekstowych(SMS) do adresatów posiadających telefony komórkowe oraz uruchomienia usługi 'Odbiór SMS' dla Urzędu Gminy Raszyn"

II. Opis przedmiotu zamówienia:

  1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na świadczeniu usługi przesyłania krótkich wiadomościtekstowych (SMS) do adresatów posiadających telefony komórkowe, dostarczenieaplikacji pozwalającej na realizację tej usługi oraz uruchomienia usługi "Odbiór SMS".
  2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do spełnienia następujących warunków:
    1. Usługa telekomunikacyjna musi mieć charakter powszechny i być świadczona w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
    2. Dostęp do usługi operatora ma być zapewniony z dowolnych komputerów z dostępem do internetu oraz poprzez dowolną przeglądarkę internetową.
    3. Wykonawca dostarczy aplikację pozwalającą na realizację usługi.
    4. Wykonawca zagwarantuje darmową asystę przy uruchamianiu oraz funkcjonowaniu usługi i aplikacji.
    5. Wykonawca zapewni dostęp do systemu na podstawie przypisanych indywidualnych haseł i loginów.
    6. Wykonawca zapewni wysyłanie wiadomości SMS do wszystkich adresatów wskazanych przez Zamawiającego sieci GSM na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, jeżeli nie będą miały miejsca żadne prawne lub techniczne ograniczenia lub okoliczności o charakterze siły wyższej.
    7. Wykonawca przejmie istniejącą bazę danych adresatów wraz z ich przypisaniem do poszczególnych kategorii. Baza zostanie udostępniona wykonawcy w postaci zrzutu z bazy danych MySQL lub w postaci pliku CSV.
    8. Wykonawca zapewni możliwość wysyłania wiadomości do jednej, wielu, bądź wszystkich grup adresatów utworzonych w systemie.
    9. Format wysyłanej wiadomości aktywującej lub dezaktywującej usługę posiada treść "Nazwa_Kategorii" (aktywacja), "-Nazwa_Kategorii" (dezaktywacja).
    10. Rejestracja do systemu odbywać się będzie poprze stały numer dostępowy.
  3. Aplikacja dostarczona przez wykonawcę powinna spełniać funkcjonalności

przynajmniej takie jak:

  1. adresaci wiadomości mogą:
    1. wysłać SMS z nazwą kategorii do której chcą się dopisać,
    2. wysłać SMS o nazwie kategorii z której chcą się wypisać,
  2. administrator aplikacji może:
    1. zarządzać kategoriami SMS
    2. zarządzać kontami redaktorów ( podużytkowników )
  3. Umożliwienie  Zamawiającemu zdefiniowanie pola nadawcy (np. "Gmina Raszyn") wysyłanego komunikatu wyświetlane zamiast numeru telefonu nadawcy niepomniejszające ilości znaków wysyłanej wiadomości.
  4. Możliwość monitorowania ilości użytkowników zarejestrowanych w poszczególnych grupach.
  5. Wysłanie komunikatów SMS na podstawie określonego harmonogramu.
  6. Możliwości bieżącej weryfikacji treści, ilości przesyłanych widomości oraz kosztów z tym związanych.
  7. Możliwość archiwizacji prowadzonej korespondencji.
  8. Możliwość włączenia oraz wyłączenia polskich znaków tekstowych.
  9. Wykonawca zapewni infrastrukturę techniczną niezbędną do obsługi numeru

dostępowego oraz prawidłowego funkcjonowania dostępu do usługi.

  1. Cena wysłania wiadomości SMS na numer dostępowy Zamawiającego musi być taka jak

za wysłanie standardowej wiadomości SMS według cennika operatora wysyłającego.

  1. Wykonawca zapewni, że nie będzie dodawał żadnych treści do wysyłanych wiadomości

SMS.

  1. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego wysyłania wiadomości SMS.
  2. W przypadku awarii sytemu, Wykonawca zobowiązany jest usunąć awarię do 24 godzin

od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego.

  1. Podstawą do naliczania opłat będzie miesięczny raport zawierający liczbę wysłanych

wiadomości SMS z konta Zamawiającego do klientów Zamawiającego lub wynagrodzenie ryczałtowe (w zależności od oferty Wykonawcy).

  1. Wykonawca będzie naliczał koszty wg stawek z formularza ofertowego.
  2. Szacowana ilość wysłanych wiadomości SMS w okresie trwania umowy to nie więcej niż  624000 SMS. Ilość tą należy traktować jako maksymalną, rozliczenie będzie odbywało się na podstawie liczby faktycznie wysłanych wiadomości SMS lub wynagrodzenie ryczałtowe (w zależności od oferty Wykonawcy).
  3. Wykonawca uruchomi usługę 'Odbiór SMS' polegającą na tym, że odebrane wiadomości SMS (wysłane na numer odbiorczy Zamawiającego) dostępne są po zalogowaniu na konto użytkownika w udostępnionej przez Wykonawcę aplikacji.
  4. Wykonawca gwarantuje przeniesienie numeru dostępowego w ostatnim dniu obowiązywania umowy do innego operatora bez dodatkowych opłat, na żądanie Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
  5. Wykonawca gwarantuje przeniesienie bazy numerów klientów Zamawiającego w ostatnim dniu obowiązywania umowy do innego operatora bez dodatkowych opłat na żądanie Zamawiającego.
  6. Wykonawca gwarantuje ciągłość utrzymania systemu .
  7. Serwery obsługujące system znajdujące się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, funkcjonujące z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
  8. Wykonawca gwarantuje dostęp do systemu poprzez połączenie szyfrowane.
  9. Usługa powinna posiadać włączoną kontrolę czasu cesji w przypadku nieaktywności użytkownika (automatyczne wylogowanie).
  10. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.
  11. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
  12. Realizacja: od daty podpisania umowy do 31.12.2018 r.

III. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

  1. Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:
    1) wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo - ofertowy - wg. załączonego wzoru formularza ofertowego.

 


  3. 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty cenowej - w postaci oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do podpisywania oferty.

 

3) oświadczenie o posiadaniu wszelkich uprawnień do świadczenia usługi ( zał. nr 3)

2. 

  1. Dokument, o którym mowa w pkt. 1.2, może być dostarczony przed podpisaniem umowy.
  2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim

 

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
        przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

 

V. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy:

  1. Umowa w sprawie realizacji zamówienia zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.
  2. Usługi, które są przedmiotem niniejszego zamówienia będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, szczególnie w ustawie  o ochronie danych osobowych, ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz kodeksie cywilnym.
  3. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Usługobiorcy wymienione usługi:
  4. usługę polegającą na odpłatnym udostępnianiu, drogą elektroniczną, systemu obsługi przeznaczonego do automatycznej wysyłki wiadomości;
  5. usługę polegającą na odpłatnym udostępnianiu, drogą elektroniczną, systemu obsługi przeznaczonego do automatycznego odbioru wiadomości;
  6. usługi wspierające wysyłkę oraz odbiór wiadomości;
  7. Usługi, polegające na odpłatnym udostępnieniu Zamawiającemu indywidualnego numeru telefonu, a następnie odbiorze wiadomości SMS przy wykorzystaniu Serwisu oraz gromadzeniu w Bazie danych kierowanych na ten numer Wiadomości;
  8. Dostęp Zamawiającego do Bazy danych będzie odbywał się za pośrednictwem Konta przypisanego Zamawiającemu.
  9. Wykonawca dostarczy aplikację która powinna spełniać funkcjonalności przynajmniej

takie jak:

  1. adresaci wiadomości mogą:
    1. wysłać SMS z nazwą kategorii do której chcą się dopisać
    2. wysłać SMS o nazwie kategorii z której chcą się wypisać
  2. administrator aplikacji może:
    1. zarządzać kategoriami SMS;
    2. zarządzać kontami redaktorów ( podużytkowników );
  3. Wykonawca gwarantuje przeniesienie numeru dostępowego w ostatnim dniu

obowiązywania umowy do innego operatora bez dodatkowych opłat na żądanie

Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

  1. Wykonawca gwarantuje przeniesienie bazy numerów klientów Zamawiającego

w ostatnim dniu obowiązywania umowy do innego operatora bez dodatkowych opłat na żądanie Zamawiającego.

  1. Wykonawca zapewni, że cena wysłania wiadomości SMS na numer dostępowy

Zamawiającego musi być taka jak za wysłanie standardowej wiadomości SMS według

cennika operatora wysyłającego.

  1. Za wykonane usługi Wykonawca nabywa prawo do wynagrodzenia;
  2. Wynagrodzenie w szczególności jest uzależnione od liczby oraz rodzajów wiadomości wygenerowanych przez Zamawiającego w danym miesiącu i podlega zapłacie z dołu lub jest ryczałtowe i niezależne od ilości wysyłanych wiadomości (w zależności od oferty Wykonawcy).
  3. Za wynagrodzenie zostanie wystawiona faktura VAT płatna w terminie 14 dni od daty wpływu do siedziby Zamawiającego;
  4. Wynagrodzenie będzie regulowane na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, na wskazany w treści faktury rachunek bankowy.Faktury VAT będą udostępniane Zamawiającemu w panelu klienta oraz wysyłane w wersji papierowej na adres Zamawiającego:  ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn
  5. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
  6. Umowa zostanie zawarta na czas określony od dnia zawarcia do dnia 31 grudnia 2018 roku.
  7. Umowa może wygasnąć wcześniej po wyczerpaniu całkowitej wartości brutto na jaką została zawarta.
  8. Rozpoczęcie świadczenia Usług następuje w dniu wejścia życie niniejszej Umowy.
  9. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu dochowanie poufności odnośnie informacji kierowanych za w związku ze świadczeniem usług, a także danych podmiotu przez oraz do którego są one kierowane, o ile informacje te nie są jawne z zasady lub ich ujawnienie nie jest niezbędne dla prawidłowego świadczenia usługi, której dotyczą. Informacje, o których mowa, mogą zostać ujawnione jedynie w przypadkach określonych w przepisach prawnych.
  10. Sądem właściwym do rozpatrywania sporów wynikłych na tle realizacji umowy jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
  11. Wybrany Wykonawca ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu projekt umowy zawierający wszystkie istotne postanowienia umowy zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym.
  12. Wszelkie regulaminy świadczenia usług wymagają zaakceptowania przez Zamawiającego.

VI. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

  1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia. Osobą wskazaną do kontaktu jest Pan Dominik Chmielewski w godzinach pracy urzędu tj.: poniedziałek-piątek w godz. 9-14, pod numerem telefonu (22) 701-78-81 lub adresem e-mail: dchmielewski@raszyn.pl.

VII. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, pok. 15 w zamkniętej kopercie lub przesłać pocztą na wskazany adres

w nieprzekraczalnym terminie do dnia 18.11.2016 r. do godz. 12.00.

O zachowaniu terminu decyduje data faktycznego wpływu do siedziby Zamawiającego.

Koperta powinna być opisana z oznaczeniem - nazwy i adresu podmiotu składającego ofertę oraz nazwy zadania określonego w zapytaniu ofertowym, oraz z dopiskiem: "Nie otwierać przed 18.11.2016 godz. 12.00".

VIII. Opis sposobu obliczania ceny

  1. Na załączonym formularzu cenowo - ofertowym, należy przedstawić cenę brutto
    za wykonanie zamówienia.
  2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą - z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
  3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
  4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

5. Cena stanowi jedyne kryterium wyboru ofert.

IX. Informacje o formalnościach

  1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia..
  2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia
    o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
  3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
  4. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.
  5. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają tu zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Załączniki:

  1. Formularz Cenowo - Ofertowy
  2. Oświadczenie o posiadaniu wszelkich uprawnień do świadczenia usługi

 

 

 

 

...............

Zatwierdzam (podpis)