Biuletyn Informacji Publicznej
Archiwum BIP - Urząd Gminy Raszyn

Raszyn dn. 03.02.2017 r.

RP.271.3.2017.ŁO(2)

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2015 poz. 2164 z późn. zm.)

I. Zamawiający: Gmina Raszyn

Adres do korespondencji: ul. Szkolna 2a 05-090 Raszyn

tel. /022/701-78-78 , faks /22/701-77-78

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:

przeprowadzenie działań informacyjno – promocyjnych dotyczących projektu pn. „Gminny Program Rewitalizacji Gminy Raszyn na lata 2016-2023 – Integracja Społeczna i Terytorialna”, polegających na:

a)       Przygotowaniu i przeprowadzeniu konferencji podsumowującej na 100 osób wraz z wynajmem sali, zapewnieniem osoby prowadzącej konferencję (konferansjer/moderator) oraz cateringiem.

b)       Przygotowaniu i przeprowadzeniu szkolenia dla 10 pracowników wraz z materiałami szkoleniowymi .

c)       Opracowaniu i publikacji 2 artykułów w prasie regionalnej (minimum 1 strony o szerokości min. 250mm i wysokości min. 175mm)

d)       Zaprojektowaniu, przygotowaniu do druku (skład graficzny) oraz wydruku 80 sztuk plakatów w formacie A3 (kolorowy papier kredowy o gramaturze ok. 170g/m2) wraz z dostawą.

II. Opis przedmiotu zamówienia

1.       Specyfika głównych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia:

KONFERENCJA PODSUMOWUJĄCA

Do obowiązku Wykonawcy należeć będzie pełne zorganizowanie konferencji podsumowującej z udziałem przedstawicieli prasy, mieszkańców i innych zainteresowanych, w czasie przewidzianym na przeprowadzenie tj. minimum 4 godziny. W ramach działań związanych z organizacją konferencji Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

a)       ustalenie terminu i miejsca,

b)       wynajem sali,

c)       przygotowanie programu konferencji prasowej,

d)       zawiadomienie przedstawicieli prasy, mieszkańców oraz innych zainteresowanych z wyprzedzeniem min. 7 dniowym o planowanym terminie konferencji w formie indywidualnych zaproszeń,

e)       zapewnienie osoby prowadzącej konferencję – konferansjer / moderator

f)         przygotowaniu materiałów konferencyjnych

·         teczki konferencyjne, format A4, zawierające logotypy – 100 szt.,

·         broszura informacyjna , format 18x18, 4 strony, na temat realizacji Projektu oraz Funduszu Spójności zawierająca również logotypy , nazwę projektu, dane teleadresowe Beneficjenta adnotacje „egzemplarz bezpłatny” – 100 szt.

g)       zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji (napoje chłodzące, kawa , herbata, przekąski) – max 100 osób,

h)       wypożyczenie sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, etc.),

i)         obsługę techniczną konferencji,

j)         przygotowanie listy obecności,

k)       udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji,

Wszystkie działania w ramach przygotowywania konferencji prasowej będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym. Elementy wizualizacji wszelkich materiałów konferencyjnych: logo Fundusze Europejskie Pomoc Techniczna wraz z odwołaniem słownym, Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu oraz informacja o współfinansowaniu projektu, logo „Mazowsze serce Polski”. Ponadto materiały konferencyjne powinny zawierać pełne dane teleadresowe Beneficjenta.

SZKOLENIE

Do obowiązku Wykonawcy należeć będzie pełne zorganizowanie szkolenia dla 10 pracowników UG Raszyn zrekrutowanych przez Zamawiającego. Czas trwania szkolenia  - minimum 4 godziny. W ramach działań związanych z organizacją konferencji Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

a)       ustalenie terminu i miejsca szkolenia,

b)       przygotowanie programu szkolenia,

c)       przygotowanie materiałów szkoleniowych,

d)       zapewnienie osoby prowadzącej szkolenie,

e)       obsługę techniczną szkolenia,

f)         przygotowanie listy obecności,

Program szkolenia proponowany przez Wykonawcę powinien obejmować zagadnienia związane procesem rewitalizacji w Gminie Raszyn wdrażanego na podstawie opracowania Gminnego Programu Rewitalizacji. W szczególności program szkolenia powinien zawierać:

- zdobycie wiedzy z zakresu pozyskiwania funduszy unijnych dla Gmin posiadających Gminny Program Rewitalizacji;

- zdobycie wiedzy dot. przedsięwzięć rewitalizacyjnych planowanych do realizacji w Gminie Raszyn, zawartych w Gminnym Programie Rewitalizacji.

Wszystkie działania w ramach przygotowywania szkolenia będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym. Elementy wizualizacji wszelkich materiałów szkoleniowych: logo Fundusze Europejskie Pomoc Techniczna wraz z odwołaniem słownym, Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu oraz informacja o współfinansowaniu projektu, logo „Mazowsze serce Polski”. Ponadto materiały szkoleniowe powinny zawierać pełne dane teleadresowe Beneficjenta.

ARTYKUŁY W PRASIE REGIONALNEJ

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie opracowanie i publikacja 2 artykułów w prasie regionalnej, które powinny obejmować minimum 1 strony o szerokości min.250 mm i wysokości min. 175 mm. Tytuł gazety zostanie uzgodniony z Zamawiającym.

Przygotowując artykuł należy stosować zasady dotyczące „informacji prasowej” określone w „Księdze znaku Narodowej Strategii Spójności 2014 - 2020” zatwierdzoną przez MRR. Jeśli to tylko możliwe, informację należy zmieścić na jednej stronie formatu A4. W przypadku, gdy komunikat obejmuje większą liczbę stron, na dole strony tytułowej należy zawrzeć informację „ciąg dalszy na następnej stronie”. Na końcu należy po dać nazwisko przynajmniej jednej osoby wraz z numerem telefonu, z którą dziennikarz będzie mógł się skontaktować w celu otrzymania dodatkowych informacji.

Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom wszystkich rodzajów mediów muszą uzyskać uprzednią akceptację Zamawiającego. Materiał, który nie uzyskał pisemnej akceptacji Zamawiającego, uważa się za niewykonany. Elementy wizualizacji artykułu: logo Fundusze Europejskie Pomoc Techniczna wraz z odwołaniem słownym, Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu oraz informacja o współfinansowaniu projektu, logo „Mazowsze serce Polski”.

PLAKATY

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie jednostronnych plakatów w ramach projektu pn. „Program Rewitalizacji Obszaru Al. Krakowskiej w Raszynie – Integracja Społeczna i Terytorialna”, w formacie A3 wraz z przekazaniem praw autorskich na rzecz Zamawiającego (zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych ze zm.)

Zakres zamówienia obejmuje:

·         zaprojektowanie wzoru plakatu w konsultacji z Zamawiającym,

·         przygotowanie do druku (skład graficzny) oraz wydruk (ilość 80 szt., format A3, kolorowy papier kredowy o gramaturze ok. 170g/m²),

·         dostawa do siedziby Zamawiającego.

Plakat powinien zawierać informacje opracowane na podstawie danych przekazanych przez Zamawiającego. Elementy wizualizacji: logo Fundusze Europejskie Pomoc Techniczna wraz z odwołaniem słownym, Flaga Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu oraz informacja o współfinansowaniu projektu, logo „Mazowsze serce Polski”. Ponadto folder winien zawierać pełne dane teleadresowe Beneficjenta.

Wykonanie materiałów musi być zgodne z opublikowanymi w czerwcu 2016 r. przez Ministerstwo Rozwoju „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”.

2.       Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.

3.       Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4.       Termin wykonania zamówienia – 24.02.2017 r.

5.       Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

III. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

1.       Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:

1) wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg. załączonego wzoru (załącznik nr 1),

2) Do oferty winna zostać załączona kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę aktualnego odpisu z właściwego rejestru wydana nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, w którym wpisany jest przedsiębiorca. Dopuszczalna jest także odpowiednio informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4a ustawy z 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ( ze zm. ) albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

3) Wykaz wykonanych usług polegających na przeprowadzeniu działań informacyjno-promocyjnych wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zamówienia – wg. załączonego wzoru (załącznik nr 3).

2.       Dokument, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2, może być dostarczony przed podpisaniem umowy.

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1.       Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania w jest:

·         Pani Anna Wierzbicka-Abramska pod nr tel. /022/ 701-78-02 Faks: /022/701-77-78 e-mail awierzbicka@raszyn.pl

·         Pan Łukasz Orzana pod nr tel. /022/ 701-78-78 Faks: /022/701-77-78 e-mail lorzana@raszyn.pl

2.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o udzielenie wyjaśnień dotyczących postępowania w godzinach pracy urzędu tj.: poniedziałek godz. 8.00 – 18.00; wtorek, środa, czwartek godz. 8.00 – 16.00, piątek godz. 8.00 – 14.00

VI. Kryterium oceny ofert

Złożone oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:

1.       cena – 60 %

2.       doświadczenie zawodowe – 40 %

Razem – 100 %

Kryteria mają przyporządkowaną ilość punktów w skali od 0 do 100, zgodnie z podaną wagą,

Np. cena – waga 60 %, maksymalna ilość punktów 60.

Cena:

Oferty otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

                                                   wartość oferty o najniższej cenie

                C =    ---------------------------------------------------------  x       60 punktów

                                       wartość oferty badanej

Przy ocenie ofert w Kryterium nr 2 – doświadczenie zawodowe, Zamawiający będzie brał pod uwagę ilość wykonanych usług w zakresie informacyjno – promocyjnym w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej:

1. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 3 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 10 punktów
2. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 4 - 5 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 20 punktów
3. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 6 - 8 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 40 punktów

Wyżej wskazane zostały punkty procentowe – co oznacza, iż nie podlegają one dalszemu przeliczeniu tylko zostają dodane wprost do punktów uzyskanych w kryterium cena.

Łączna ocena punktowa oferty obliczona zostanie według poniższego wzoru:

OP = C + D

gdzie:

OP – punktowa ocena badanej oferty

C – punktowa ocena w kryterium cena

D – punktowa ocena w kryterium doświadczenie zawodowe

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego i uzyskała największą ilość punktów. W przypadku, gdy Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty otrzymujące taką samą liczbę punktów, wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia (w terminie określonym przez Zamawiającego) ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

VII. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy złożyć w siedzibie Zamawiającego : Urząd Gminy Raszyn ul. Szkolna 2a 05-090 Raszyn, lub drogą elektroniczną na adres e-mail: ratusz@raszyn.pl oraz lorzana@raszyn.pl, w terminie do dnia 10.02.2017 r. do godz. 10:30.

VIII. Opis sposobu obliczania ceny

1.       Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę netto i brutto za wykonanie/ udzielenie przedmiotu zamówienia oraz podać wysokość stawki podatku VAT.

2.       Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3.       Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

4.       Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

IX. Informacje o formalnościach

1.       Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn.

2.       Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wybory, przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami, a także zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

3.       Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

4.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

5.       W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie, udzielane przez Zamawiającego podmiotem, nie będącym podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania  zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.