obrazek

 

Raszyn, 2 marca 2017 r.

JRP5.271.2.1.2017.MK ( 4 )

 

 

Zamawiający informuje, iż w odpowiedzi na ogłoszenie do zapytania ofertowego pn.: „Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pod nazwą: „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn – faza V” (Numer referencyjny: JRP5.271.2.1.2016.MK ( 3 ) wpłynęły pytania, na które Zamawiający udziela odpowiedzi:

 

Pytanie 1.

Identyfikacja wizualna:

· dostarczy próbki materiałów do akceptacji -  max .szt. 1 (próbki materiałów nie podlegają zwrotowi a ich cena powinna być uwzględniona w ofercie)

Pytanie: w jakim terminie od momentu podpisania umowy wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia próbek do siedziby zamawiającego?

 

Odp.

Zgodnie z § 3 ust. 2 wzorem umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego „Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych do siedziby Zamawiającego w terminie określonym w niniejszym paragrafie na własny koszt i ryzyko, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym wskazanym w § 8 ust. 1 umowy.”

 Mając powyższy zapis na względzie Wykonawca zaproponuje w harmonogramie rzeczowo- finansowym przedłożonym do akceptacji, termin dostarczenia próbek materiałów do akceptacji.

 

Pytanie 2

Wykonanie tablic informacyjno - pamiątkowych celem umieszczenia w miejscu realizacji inwestycji zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,

Pytania:

·        czy Zamawiający posiada wiedzę, dotyczącą miejsca postawienia tablic informacyjnych – na jakim terenie mają zostać umieszczone  – prywatnym czy gminnym?

·        Czy Zamawiający posiada odpowiednie pozwolenia i mapy terenu, które zostaną przekazane Wykonawcy z wytyczonymi działkami na których mają zostać zamontowane tablice?

·        Czy Zamawiający posiada wiedzę o kosztach jakie są związane z 5-letnią dzierżawą terenu na którym mają być zamontowane tablice.

 Odp.

Wybór lokalizacji jak również montaż tablic leży po stronie Zamawiającego.

 

Pytanie 3

Opracowanie i publikacja materiałów prasowych.

Pytania:

Czy Zamawiający dostarcza treści merytoryczne z których Wykonawca stworzy informacje prasowe?

 

Odp.

Wykonawca przygotuje informacje prasowe w oparciu o dane merytoryczne przekazane przez Zamawiającego.

 

Pytanie 4 

Przygotowanie oraz dostarczenie Zamawiającemu materiałów promocyjnych

Pytania:

W jakim terminie od momentu podpisania umowy Wykonawca ma dostarczyć Zamawiającemu długopisy i notesy

 

Odp.

Zgodnie z § 3 ust. 2 wzorem umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego „Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych do siedziby Zamawiającego w terminie określonym w niniejszym paragrafie na własny koszt i ryzyko, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym wskazanym w § 8 ust. 1 umowy.”

Mając powyższy zapis na względzie Wykonawca zaproponuje w harmonogramie rzeczowo- finansowym przedłożonym do akceptacji, termin dostarczenia próbek długopisów i notesów.

 

Pytanie 5

Przygotowanie oraz przeprowadzenie konferencji na zakończenie projektu

Pytania:

·         Czy konferencja prasowa ma się odbyć na terenie Gminy Raszyn?

·          Co oznacza dla Zamawiającego pojecie VIP?

·          Ile osób z grupy VIP- ów i dziennikarzy ma być zaproszonych na konferencję?

·         Czy Zamawiający dostarcza treść merytoryczna do opracowania materiałów prasowych przez Wykonawcę

Odp.

Konferencja winna zostać zorganizowana na terenie Gminy Raszyn. Zgodnie z zapisami zapytania ofertowego należy przewidzieć udział ok. 60 osób w tym VIP (tj. zaproszonych gości z instytucji współfinansujących, samorządowców, przedstawicieli firm itp.) oraz dziennikarzy.

Wykonawca przygotuje informacje prasowe w oparciu o dane merytoryczne przekazane przez Zamawiającego.

 

Pytanie 6

Przygotowanie i obsługę strony internetowej, w tym dokumentowanie realizacji projektu

·        Kto ustala nazwę domeny internetowej?

·        Kto zajmuje się wdrażaniem podstrony projektu?

·        Na jakim CMSie działa obecna strona Urzędu w Gminie Raszyn?

 

Odp.

Wykonawca zaproponuje alternatywne nazwy domeny i przedłoży Zamawiającemu do wyboru i akceptacji.

 

Zgodnie z zapisami zapytania ofertowego podstrona będzie  współadministrowana i współredagowana przez Wykonawcę przy pomocy pracowników Jednostki Realizującej Projekt Urzędu Gminy w Raszyn

Obecna strona Urzędu Gminy działa na systemie CMS VelaCMS 2.0 firmy ESC S.A.

Pytanie 7

Czy Wykonawca ma na zadanie wykonanie strony internetowej czy podstrony. Ponieważ nie ma możliwości wykonania podstrony o nowej nazwie domeny internetowej.

 

Odp.

Wykonawca ma przygotować samodzielny system CMS, Urząd Gminy Raszyn udostępni miejsce na serwerze WWW (z bazą danych, FTP) i domenę.


Pytanie 8

Kiedy strona/podstrona internetowa ma zostać uruchomiona?

 

Odp.

Strona internetowa zostanie uruchomiona niezwłocznie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego jej wyglądu pod względem graficznym i merytorycznym.

Pytanie 9
W jaki sposób Wykonawca ma dokumentować realizacje projektu?

 

Odp.

Dokumentowanie realizacji projektu Wykonawca dokona na podstawie informacji merytorycznych uzyskanych od Zamawiającego.

 

Pytanie 10

Czy kalendarze na rok 2018 i 2019 mają zostać dostarczone w tym samym terminie?

 

Odp.

Zgodnie z § 3 ust. 2 wzorem umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego „Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych do siedziby Zamawiającego w terminie określonym w niniejszym paragrafie na własny koszt i ryzyko, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym wskazanym w § 8 ust. 1 umowy.”

 Mając powyższy zapis na względzie Wykonawca zaproponuje w harmonogramie rzeczowo- finansowym przedłożonym do akceptacji, termin dostarczenia kalendarzy na 2018 oraz 2019 r. 

 

 

Pytanie 11

Czy po stronie wykonawcy jest sporządzenie listy Vipów na konferencje czy udostępnią Państwo swoją bazę?

 

Odp.

Zamawiający udostępni bazę do sporządzenia listy VIP.

 

Pytanie 12

Czy zaproszenia indywidualne mają zostać rozesłane pocztą elektroniczną czy tradycyjną?

 

Odp.

Zaproszenia indywidualne powinny zostać wydrukowane oraz dostarczone osobiście lub pocztą tradycyjną.

 

Pytanie 13

Czy baza osób, które mają zostać zaproszone na konferencję zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego?

 

Odp.

Zamawiający udostępni bazę osób które mają zostać zaproszone na konferencję.

 

Pytanie 14

Na ile osób ma zostać zorganizowana konferencja prasowa?

 

Odp.

Zgodnie z zapisami zapytania ofertowego należy przewidzieć udział ok. 60 osób w tym VIP (tj. zaproszonych gości z instytucji współfinansujących, samorządowców, przedstawicieli firm itp.) oraz dziennikarzy.

 

Pytanie 15

Czy po stronie wykonawcy jest również montaż tablic?

 

Odp.

Montaż tablic pozostaje po stronie Zamawiającego.


Pytanie 16

Konferencja ma się odbyć w Raszynie czy brana jest również pod uwagę inna lokalizacja?

 

Odp.

Konferencja winna zostać zorganizowana na terenie Gminy Raszyn.


Pytanie 17

Proszę o podanie szacunkowej wartości zamówienia.

 

Odp.

Szacunkowa wartość zamówienia wynosi: 86 543,75 zł

 

Pytanie 18

Czy na jednej planszy ma się znajdować jednocześnie tablica informacyjna i tablica pamiątkowa? Czy W miejscu tablicy informacyjnej zostanie zamontowana tablica pamiątkowa?

 

Odp.

Tablice informacyjne należy wykonać z odpowiednio trwałych materiałów, tak aby mogły następnie służyć jako pamiątkowe.

 

Pytanie 19

Czy tablica pamiątkowa również powinna mieć wielkość 6 m2 ? Z reguły są montowane mniejsze tablice.

Odp.

W zapytaniu ofertowym Zamawiający założył wykonanie tablic informacyjnych , które powinny zostać wykonane z odpowiednio trwałych materiałów, tak aby po zakończeniu projektu mogły służyć jako pamiątkowe.


Pytanie 20

Czy teren na których będą montowane tablice będzie odpłatny czy teren ten należy do Zamawiającego i Wykonawca nie bezie musiał ponosić kosztu dzierżawy?

Odp.

Wybór lokalizacji jak również montaż tablic leży po stronie Zamawiającego.

Pytanie 21

Czy konferencja odbędzie się w siedzibie zamawiającego czy Wykonawca musi zaproponować obiekt w którym odbędzie się konferencja. Prosiłbym o specyfikację.

Odp.

W zakresie obowiązków Wykonawcy leży zapewnienie sali na terenie Gminy Raszyn, w której odbędzie się konferencja.

Pytanie 22

Na jakiej podstawie Wykonawca ma przygotować listę uczestników konferencji? Czy otrzyma od Zamawiającego bazę z adresami potencjalnych uczestników konferencji?

Odp.

Zamawiający przekaże Wykonawcy listę uczestników konferencji.

Pytanie 23

Jaką formę promocji konferencji prasowej Zamawiający przewiduje?

Odp.

Formą promocji konferencji będą plakaty oraz  informacja zamieszczona na stronie internetowej Gminy.

Pytanie 24

Prosiłbym o dokładniejszą specyfikację cateringu.

 

Odp.

Zapewniony przez Wykonawcę catering powinien obejmować co najmniej :

- napoje chłodzące : woda gazowana i niegazowana, soki serwowane w szklanych dzbankach od 1 – 2 litra,

- napoje gorące : kawa, herbata oraz śmietanka, cukier, cytryna,

- ciastka : wybór spośród min. sześciu rodzajów,

- kanapki : min. 2 rodzaje, przygotowane min. z 4 składników.

 

Pytanie 25

Czy montaż tablic jest również po stronie Wykonawcy oraz poniesienie opłat za zajęcie miejsca pod tablice?

Odp.

Montaż tablic jak również wybór lokalizacji pozostaje po stronie Zamawiającego.

Jednocześnie w związku z otrzymanymi licznymi pytaniami Gmina Raszyn wydłuża termin składania ofert do dnia 10.03.2017r. do godz. 14:00.

 

 

 

 

obrazek

 

 

 

JRP5.271.2.1.2016.MK ( 3 )

 

 

Zapytanie ofertowe

 

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8  ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2015 poz. 2164 z późn. zm.)

 

 

 

I.    Zamawiający:  Gmina  Raszyn

Adres: ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, tel. 22 701-77-07

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:

 

 

„Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pod nazwą: „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn – faza V”

 

 

II. Opis przedmiotu zamówienia (specyfika głównych minimalnych wymagań):

 

Przedmiotem zmówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektu „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn – faza V”

Kod CPV zamówienia – 79342200-5

Termin realizacji zamówienia – 30.11.2018r.

Zgodnie z zapisami § 8 wzoru umowy, Wykonawca opracuje i przedłoży Zamawiającemu w terminie 7 dni od podpisania umowy raport otwarcia zawierający między innymi harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji działań informacyjnych i promujących.

 

Niniejsze zamówienie stanowi część Projektu dofinansowanego z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko realizowanego w latach 2014-2020

Zakres projektu „Uporządkowanie systemu kanalizacji sanitarnej na terenie Gminy Raszyn – faza V” obejmuje inwestycje związane z budową kanalizacji sanitarnej. Celem niniejszego Projektu jest wzmocnienie spójności gospodarczej i społecznej na terenie realizacji inwestycji, poprawa stanu środowiska naturalnego, czystości wód i gleby oraz dostosowanie gospodarki ściekowej Gminy Raszyn do wymagań Polski i Unii Europejskiej, a tym samym przyczynienie się do realizacji celów polityki ekologicznej Unii Europejskiej, tj. do ochrony, zachowania i poprawy jakości środowiska, ochrony zdrowia ludzkiego oraz oszczędnego i racjonalnego wykorzystania zasobów naturalnych.

Wykonawca obowiązany jest postępować zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi i wymogami realizacji projektów dofinansowywanych z Funduszu Spójności, dotyczącymi prowadzenia działań informacyjnych i promujących, a także zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Działania informacyjne i promujące będą prowadzone przez okres realizacji Projektu ze szczególnym uwzględnieniem istotnych dat i etapów realizacji kontraktów na roboty budowlane. Wszelkie wytworzone materiały informacyjno – promocyjne muszą zawierać informację o współfinansowaniu Projektu przez Fundusz Spójności.

Wykonawca w ramach podstawowych obowiązków powinien między innymi :

1) bezwzględnie przestrzegać warunków Umowy;

2) w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności wpływających na realizację wymienionych powyżej kontraktów na roboty budowlane w ramach Projektu, mogących mieć wpływ na Harmonogram rzeczowo - finansowy, Wykonawca winien wprowadzać korekty/zmiany do przedmiotowego Harmonogramu rzeczowo - finansowego w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego w formie pisemnej bądź mailowej i przedstawić go do akceptacji Zamawiającemu; Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego w realizacji umowy;

3) Wykonawca, przed wykonaniem każdego z materiałów informacyjno – promocyjnych, zobowiązany jest do uzgodnienia w formie pisemnej lub mailowej ostatecznego wyglądu danego materiału, a w przypadkach tego wymagających – zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym projektu materiału promocyjnego; na żądanie Zamawiającego Wykonawca wykona prototyp każdego materiału promocyjnego;

4) pozostawać w stałym, bieżącym kontakcie (telefonicznym, mailowym bądź pisemnym) z Zamawiającym celem zasięgania informacji o faktycznym postępie realizacji Projektu „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn – faza V”;

5) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych w miejsce wskazane przez przedstawiciela Zamawiającego, w terminie określonym w Harmonogramie.

Działania promocyjne będą realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. uchylającym Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 –art. 115-117 oraz załącznik nr XII ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, Rozporządzeniem Delegowanym Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 uzupełniające Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 – art. 6 ust.1 lit b, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013r w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 – art. 20. Dla całej Kampanii obowiązywać będzie jedna linia kreacyjna, zgodna z aktualnymi na czas realizacji umowy Wytycznymi w zakresie informacji i promocji Ministra Rozwoju Regionalnego oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2014-2020, określającej podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, a także spójna z systemem identyfikacji wizualnej PARP.

6) Identyfikacja wizualna:

1.       Wykonawca przygotuje projekty graficzne, które zostaną dostarczane Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisani umowy w formie plików PDF.

2.       Wykonawca zapewni wydruk materiałów informacyjnych i promocyjnych z uwzględnieniem logotypu lub zbioru logotypów określonych przez Zamawiającego, zgodnie z zasadami wizualizacji.

3.       Wykonawca wyprodukuje zgodnie z wybrana grafiką i wytycznymi zamawiającego materiały informacyjne i promocyjne. Wykonawca dokona w szczególności:

·         opracowania graficznego projektów

·         dostarczy próbki materiałów do akceptacji -  max .szt. 1 (próbki materiałów nie podlegają zwrotowi a ich cena powinna być uwzględniona w ofercie)

·     komputerowego składu, łamania i przygotowania materiałów do druku (tekstów, wykresów, tabel, mapek)

·     redakcji technicznej  zgodnie z wytycznymi Zamawiającego

·     poprawiania usterek powstałych na etapie składania

·     dostarczenia Zamawiającemu w formie plików PDF materiałów po wprowadzeniu każdej z korekt wydawniczych

·     zarchiwizowania wszystkich publikacji na płycie CD i przekazaniu ich Zamawiającemu

 

Działania informacyjne i promujące będą obejmowały w szczególności:

 

1) Wykonanie tablic informacyjno - pamiątkowych celem umieszczenia w miejscu realizacji inwestycji zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,

 

Tablica musi zawierać następujące elementy:

- nazwę Beneficjenta,

- Tytuł projektu,

- Cel projektu,

- Zestaw logo – znak FE i UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne Gminy

- adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

Wielkość tablic powinna wynosić min. 6 m2  

Przykładowe wzory tablic znajdują się w Internecie na stronach www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja i na stronach internetowych programów.

Zaleca się, aby tablice były wykonane  z materiałów trwałych tj. odpornych na warunki atmosferyczne, co ma zapewnić czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Tablice winny być wykonane na stelażu do zabetonowania. Słupki i stelaże należy pomalować 2 razy.

Przewiduje się dostarczenie łącznie 9 tablic. Wykonawca gwarantuje i odpowiada za jakość i trwałość tablic w okresie 5 lat od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

 

2)       .Opracowanie i publikacja materiałów prasowych.

 

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie opracowanie i publikacja informacji prasowych dotyczących promocji UE, Funduszu Spójności Projektu i Zleceniodawcy w zakresie uwarunkowań i stanu realizacji projektu.

Zakres Umowy obejmuje min. 2 publikacje, które powinny obejmować minimum 1 strony o szerokości min. 250 mm i wysokości min. 175 mm w wydaniu piątkowym /prawa strona redakcyjna/ w gazecie o zasięgu lokalnym przy czym tytuł gazety zostanie uzgodniony z zamawiającym. Publikacje takie będą wykonane w terminie 14 dni, od dnia wskazanego przez Zamawiającego.

Przygotowując informację prasową należy stosować zasady dotyczące „informacji prasowej” określone w „Księdze znaku Narodowej Strategii Spójności 2014 - 2020” zatwierdzoną przez MRR. Jeśli to tylko możliwe, informację należy zmieścić na jednej stronie formatu A4. W przypadku, gdy komunikat obejmuje większą liczbę stron, na dole strony tytułowej należy zawrzeć informację „ciąg dalszy na następnej stronie”. Na końcu należy po dać nazwisko przynajmniej jednej osoby wraz z numerem telefonu, z którą dziennikarz będzie mógł się skontaktować w celu otrzymania dodatkowych informacji.

Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom wszystkich rodzajów mediów muszą uzyskać uprzednią akceptację Zamawiającego. Materiał, który nie uzyskał pisemnej akceptacji Zamawiającego, uważa się za niewykonany.

 

3)       Przygotowanie oraz dostarczenie Zamawiającemu materiałów promocyjnych,

 

Wykonawca zaprojektuje i wykona materiały informacyjne i promocyjne z zakresu BTL („Below The Line”), z naniesionymi znakami identyfikacji wizualnej projektu. We wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych należy przestrzegać zasad wzorów wizualizacji, określonych w „Księdze identyfikacji wizualnej” Narodowej Strategii Spójności. Materiały te obejmują:

a)       Kalendarz trójdzielny o następujących parametrach: Główka: wypukła wymiar 310x185 mm, papier: karton 300g, kolor jednostronny, uszlachetnienie: folia błysk 1+0 (jednostronnie), całość wymiar 310x685 mm Papier: karton 300g, kolor jednostronny, uszlachetnienie: folia błysk 1+0 (jednostronnie). Kalendarium: wymiar 295x135 mm, papier: offset 80g, inne: miesiąc i dni tygodnia w języku polskim, angielskim, niemieckim, imieniny, święta i niedziele wyróżnione na czerwono, czerwone okienko. Główka i plecki kalendarza drukowane jednostronnie wg zatwierdzonego przez Zamawiającego projektu. – 600szt., w tym: 300 szt. na rok 2018 i 300 szt. na rok 2019.

b)      Notes, format A5, 50 kartek z logo i nadrukiem na lakierowanej, górnej okładce kojarzącym się z realizacją Projektu, dolna okładka: twarda, technologia: druk offsetowy, materiał kartki: kratka, w dolnej części każdej kartki z logiem Narodowej Strategii Spójności na lata 2014 – 2020  i Unii Europejskiej – 300 szt.

c)       Długopisy – długopis plastikowy z chromowanymi dodatkami, mechanizmem na przycisk z gumowanym uchwytem – 2 000 szt.

 

4)       Przygotowanie oraz przeprowadzenie konferencji na zakończenie projektu,

 

Wykonawca zorganizuje minimum 1 konferencję prasową. Do obowiązku Wykonawcy należeć będzie pełne zorganizowanie konferencji prasowej z udziałem przedstawicieli prasy, mieszkańców i innych zainteresowanych, w czasie przewidzianym na ich przeprowadzenie tj. minimum 2 godziny. W ramach działań związanych z organizacją konferencji prasowej Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

a)       ustalenie terminu i miejsca,

b)       przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu konferencji, w tym listy VIP - ów (wstępna lista uczestników zostanie przedstawiona do akceptacji Zamawiającego na 30 dni roboczych przed planowaną datą konferencji),

c)       zawiadomienie przedstawicieli prasy, mieszkańców oraz innych zainteresowanych z wyprzedzeniem min. 14 dniowym o planowanym terminie konferencji w formie indywidualnych zaproszeń,

d)       przygotowanie programu konferencji prasowej,

e)       zapewnienie osoby prowadzącej konferencję – konferansjer / moderator

f)         przygotowanie harmonogramu konferencji prasowej,

g)       opracowanie materiałów prasowych,

h)       przygotowaniu materiałów konferencyjnych

·         teczki konferencyjne,  format A4, zawierające logotypy – 100 szt.,

·         broszura informacyjna , format 18x18, 4 strony,  na temat realizacji Projektu oraz Funduszu Spójności zawierająca również logotypy , nazwę projektu, dane teleadresowe Beneficjenta adnotacje „egzemplarz bezpłatny” – 100 szt.

i)         zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji ( napoje chłodzące, kawa , herbata, przekąski) – max 60 osób,

j)         wypożyczenie sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, etc.),

k)       obsługę techniczną konferencji,

l)         przygotowanie listy obecności,

m)     udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji,

n)       zadania do wykonania po konferencji:
- wysłanie materiałów z konferencji nieobecnym dziennikarzom,
- podziękowanie osobom uczestniczącym,
- monitoring mediów.

Wszystkie działania w ramach przygotowywania konferencji prasowej będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym.

 

5)       Przygotowanie i obsługę strony internetowej, w tym dokumentowanie realizacji projektu,

 

Urząd Gminy Raszyn zapewni miejsce dla podstrony na serwerze www na głównej stronie internetowej UG Raszyn. Projektem podstrony oraz jej administrowaniem zajmie się wyłoniony Wykonawca przez okres obowiązywania umowy. Do ustalenia zostaje nazwa domeny internetowej. Podstrona będzie prowadzona w systemie CMS, w formacie CMS PHP/HTML. Aktualizacja podstrony winna być przeprowadzana co najmniej raz na 14 dni.

Podstrona będzie  współadministrowana i współredagowana  przy pomocy pracowników Jednostki Realizującej Projekt Urzędu Gminy w Raszynie z zapewnieniem możliwości wprowadzania zmian przez jej pracowników.

Materiały zamieszczane na podstronie przez Wykonawcę muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. Zawarte w nich treści muszą być zgodne z  zapisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U.  Nr 112 poz. 1198 z późn. zm.) oraz z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 67 poz. 619 z późn. zm.)

Wygląd podstrony pod względem graficznym, jak i tematyka oraz wszystkie inne informacje muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego przed ich opublikowaniem.

Elementy wizualizacji: logo POIiŚ, Flaga Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu oraz informacja o współfinansowaniu projektu, hasło określone dla POIiŚ. W żadnym wypadku Wykonawca nie ma prawa ograniczać dostępu Zamawiającemu do przedmiotowej strony /np. poprzez zmianę kodów dostępu itp/. Na przekazanej po zakończeniu Umowy stronie internetowej, nie będą ciążyć żadne zobowiązania na rzecz Wykonawcy ani osób trzecich, przy czym niedopuszczalnym jest wcześniejsze usuwanie jakiejkolwiek treści ze strony bez zgody Zamawiającego. W przypadku ogłoszeń/treści określonych przez Zamawiającego jako pilne, muszą one zostać umieszczone na stronie bezzwłocznie nie później niż do 16 godz. od przekazania Wykonawcy tej treści drogą mailowa lub inną. W przypadku pozostałych informacji, zostaną one umieszczone na stronie w terminie 3 dni od przekazania tej informacji przez Zamawiającego lub od zaistnienia wydarzenia. Treści zamieszczone na stronie muszą być wcześniej uzgodnione z Zamawiającym. W przypadku awarii w działaniu strony internetowej zgłoszonej Wykonawcy przez Zamawiającego telefonicznie, e-mailowo lub faksem, Wykonawcy zobowiązany jest usunąć przedmiotową awarię maksymalnie w ciągu 24 godzin.

 

III.  Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

 

- wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg załączonego wzoru formularza ofertowego,

- Do oferty winna zostać załączona kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę aktualnego odpisu z właściwego rejestru wydana nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, w którym wpisany jest przedsiębiorca. Dopuszczalna jest także odpowiednio informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4a ustawy z 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ( ze zm. ) albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

- wykaz wykonanych zamówień z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie – wzór stanowi zał. nr 3

Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składanych ofert – Wykonawca przedłoży celem dokonania oceny oferty w zakresie kryterium nr 2 – doświadczenie wykonawcy.

 

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
        przekazywania oświadczeń i dokumentów.

 

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać drogą elektroniczną.

 

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

 

Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania: Pani Elżbieta Funo pod nr tel. /022/ 701-78-02 Faks: /022/ 7-1-77-78 e-mail efuno@raszyn.pl ; Pani Monika Kamińska pod nr tel. /022/ 701-78-78 Faks: /022/701-77-78 e-mail mkaminska@raszyn.pl

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w następujących godzinach tj.: poniedziałek, wtorek, środa, czwartek godz. 8.00 – 15.00 oraz w piątek 8.00-13.00

 

VI. Kryterium oceny ofert

Złożone oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:

1.       cena – 60 %

2.       doświadczenie zawodowe – 40 %

Razem – 100 %

Kryteria mają przyporządkowaną ilość punktów w skali od 0 do 100, zgodnie z podaną wagą,

Np. cena – waga 60 %, maksymalna ilość punktów 60.

Cena:

Oferty otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

                                                   wartość oferty o najniższej cenie

                C =    ---------------------------------------------------------  x       60 punktów

                                       wartość oferty badanej

 

Przy ocenie ofert w Kryterium nr 2 – doświadczenie zawodowe, Zamawiający będzie brał pod uwagę ilość wykonanych usług w zakresie informacyjno – promocyjnym w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej:

  1. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 3 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 10 punktów
  2. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 4 - 5 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 20 punktów
  3. wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 6 - 8 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 40 punktów

Wyżej wskazane zostały punkty procentowe – co oznacza, iż nie podlegają one dalszemu przeliczeniu tylko zostają dodane wprost do punktów uzyskanych w kryterium cena.

 

Łączna ocena punktowa oferty obliczona zostanie według poniższego wzoru:

OP = C + D

gdzie:

OP – punktowa ocena badanej oferty

C – punktowa ocena w kryterium cena

D – punktowa ocena w kryterium doświadczenie zawodowe

 

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego i uzyskała największą ilość punktów. W przypadku, gdy Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty otrzymujące taką samą liczbę punktów, wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia (w terminie określonym przez Zamawiającego) ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

 

VI. Miejsce składania ofert

 

Ofertę cenową należy złożyć w siedzibie Zamawiającego : Urząd Gminy Raszyn ul. Szkolna 2a 05-090 Raszyn w terminie do dnia 07.03.2017r. do godz. 16:00 w zamkniętej kopercie z dopiskiem:

„Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pod nazwą: „Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn – faza V”

 

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1.       Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia oraz podać wysokość stawki podatku VAT.

2.       Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3.       Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia (w tym koszt transportu do siedziby Zamawiającego).

4.       Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą  w złotych polskich.

5.       Wykonawca jest związany ofertą przez 30 dni.

6.       Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

7.     Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

8.    Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z zapytaniem, w tym nie zawierającą wymaganych dokumentów lub pełnomocnictw, jak również ofertę, która zawiera rażąco niską cenę, lub której złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.

9.     Zamawiający uprawniony jest do wyjaśnienia oferty oraz wezwania Wykonawcy do jej uzupełnienia

10.  Postanowienia dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

 

VIII. Informacje o formalnościach

 

1.       Zamawiający jest uprawniony do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

2.       Gmina Raszyn zastrzega sobie prawo swobodnego wybory, przeprowadzenia negocjacji z wybranymi wykonawcami, a także zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

3.       Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania z ofertą.

4.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

5.  W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie udzielone przez Zamawiającego podmiotom nie będącym podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.