Biuletyn Informacji Publicznej
Archiwum BIP - Urząd Gminy Raszyn

   Raszyn, dnia 26.05.2017r.

RP.271.5.2.2017.MK(1)     

 ZAPYTANIE OFERTOWE

(ze względu na wartość zamówienia nie przekraczającą równowartości 30 tys. euro do zapytania nie stosuje się trybów przewidzianych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień )

Gmina Raszyn kierując się regułą poszukiwania Wykonawców na zasadach konkurencyjnych zawiadamia o wszczęciu procedury wyłonienia Wykonawcy na przeprowadzenie działań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu pn. „Budowa zintegrowanej sieci tras rowerowych w Gminie Raszyn” dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.

Mając powyższe na względzie Gmina Raszyn zaprasza do złożenia oferty na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

I.    ZAMAWIAJACY:

Gmina Raszyn

ul. Szkolna 2a

05-090 Raszyn

II. PRZEDMIOT ZAMOWIENIA

KOD CPV – 79.34.22.00-5, usługi w zakresie promocji

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu pn. „Budowa zintegrowanej sieci tras rowerowych w Gminie Raszyn”

Przedmiotowy projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.

Wykonawca w ramach podstawowych obowiązków powinien między innymi :

1) bezwzględnie przestrzegać warunków Umowy;

2) w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności wpływających na realizację Projektu, mogących mieć wpływ na Harmonogram rzeczowo - finansowy, Wykonawca winien wprowadzać korekty/zmiany do przedmiotowego Harmonogramu rzeczowo - finansowego w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia przekazanego Wykonawcy przez Zamawiającego w formie pisemnej bądź mailowej i przedstawić go do akceptacji Zamawiającemu; Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić uwagi Zamawiającego w realizacji umowy;

3) Wykonawca, przed wykonaniem każdego z materiałów informacyjno – promocyjnych, zobowiązany jest do uzgodnienia w formie pisemnej lub mailowej ostatecznego wyglądu danego materiału, a w przypadkach tego wymagających – zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym

projektu materiału promocyjnego; na żądanie Zamawiającego Wykonawca wykona prototyp każdego materiału promocyjnego;

4) pozostawać w stałym, bieżącym kontakcie (telefonicznym, mailowym bądź pisemnym) z Zamawiającym celem zasięgania informacji o faktycznym postępie realizacji Projektu pn.: „Budowa zintegrowanej sieci tras rowerowych w Gminie Raszyn”;

 5) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów informacyjno – promocyjnych w miejsce wskazane przez przedstawiciela Zamawiającego, w terminie określonym w Harmonogramie rzeczowo - finansowym.

Działania promocyjne będą realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. uchylającym Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 –art. 115-117 oraz załącznik nr XII ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, Rozporządzeniem Delegowanym Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 uzupełniające Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 – art. 6 ust.1 lit b, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013r w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 – art. 20. Dla całej Kampanii obowiązywać będzie jedna linia kreacyjna, zgodna z aktualnymi na czas realizacji umowy Wytycznymi w zakresie informacji i promocji Ministra Rozwoju Regionalnego oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2014-2020, określającej podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, a także spójna z systemem identyfikacji wizualnej PARP.

6) Identyfikacja wizualna:

1.       Wykonawca przygotuje projekty graficzne, które zostaną dostarczane Zamawiającemu w terminie 30 dni od daty podpisani umowy w formie plików PDF.

2.       Wykonawca zapewni wydruk materiałów informacyjnych i promocyjnych z uwzględnieniem logotypu lub zbioru logotypów określonych przez Zamawiającego, zgodnie z zasadami wizualizacji.

3.       Wykonawca wyprodukuje zgodnie z wybraną grafiką i wytycznymi Zamawiającego materiały informacyjne i promocyjne. Wykonawca dokona w szczególności:

·         opracowania graficznego projektów

·         dostarczy próbki materiałów do akceptacji -  max .szt. 1 (próbki materiałów nie podlegają zwrotowi a ich cena powinna być uwzględniona w ofercie)

·     komputerowego składu, łamania i przygotowania materiałów do druku (tekstów, wykresów, tabel, mapek)

·     redakcji technicznej  zgodnie z wytycznymi Zamawiającego

·     poprawiania usterek powstałych na etapie składania

·     dostarczenia Zamawiającemu w formie plików PDF materiałów po wprowadzeniu każdej z korekt wydawniczych

·     zarchiwizowania wszystkich publikacji na płycie CD i przekazaniu ich Zamawiającemu

Działania informacyjne i promujące będą obejmowały w szczególności:

1) Wykonanie tablic informacyjno - pamiątkowych celem umieszczenia w miejscu realizacji inwestycji zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego,

Tablica musi zawierać następujące elementy:

- nazwę Beneficjenta,

- Tytuł projektu,

- Cel projektu,

- Zestaw logo – znak FE i UE oraz logo marki Mazowsze

- adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

Wielkość tablic powinna wynosić min. 80 x 120 cm  

Przykładowe wzory tablic znajdują się w Internecie na stronach www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja i w serwisie RPO WM                  www.funduszeeuropejskie.eu/promocja.

Zaleca się, aby tablice były wykonane z materiałów trwałych tj. odpornych na warunki atmosferyczne, co ma zapewnić czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta. Tablice winny być wykonane na stelażu do zabetonowania. Słupki i stelaże należy pomalować 2 razy.

Przewiduje się dostarczenie łącznie 4 tablic. Wykonawca gwarantuje i odpowiada za jakość i trwałość tablic w okresie 5 lat od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

2) Oznakowanie stacji obsługi rowerów,

Oznakowanie stacji obsługi rowerów musi być zgodne ze Standardami ZIT WOF.

3)  Przygotowanie i obsługę strony internetowej, w tym dokumentowanie realizacji projektu,

Urząd Gminy Raszyn zapewni miejsce dla podstrony na serwerze www na głównej stronie internetowej UG Raszyn. Projektem podstrony oraz jej administrowaniem zajmie się wyłoniony Wykonawca przez okres obowiązywania umowy. Do ustalenia zostaje nazwa domeny internetowej. Podstrona będzie prowadzona w systemie CMS, w formacie CMS PHP/HTML. Aktualizacja podstrony winna być przeprowadzana co najmniej raz na 30 dni.

Podstrona będzie współadministrowana i współredagowana przy pomocy pracowników Referatu Realizacji Projektów Urzędu Gminy w Raszynie z zapewnieniem możliwości wprowadzania zmian przez jego pracowników.

Materiały zamieszczane na podstronie przez Wykonawcę muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. Zawarte w nich treści muszą być zgodne z  zapisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U.  Nr 112 poz. 1198 z późn. zm.) oraz z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 67 poz. 619 z późn. zm.)

Wygląd podstrony pod względem graficznym, jak i tematyka oraz wszystkie inne informacje muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego przed ich opublikowaniem.

Elementy wizualizacji: Flaga Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, znak Funduszy Europejskich, logo marki Mazowsze, Logo Gminy Raszyn, nazwa projektu. W żadnym wypadku Wykonawca nie ma prawa ograniczać dostępu Zamawiającemu do przedmiotowej strony /np. poprzez zmianę kodów dostępu itp/. Na przekazanej po zakończeniu Umowy stronie internetowej, nie będą ciążyć żadne zobowiązania na rzecz Wykonawcy ani osób trzecich, przy czym niedopuszczalnym jest wcześniejsze usuwanie jakiejkolwiek treści ze strony bez zgody Zamawiającego. W przypadku ogłoszeń/treści określonych przez Zamawiającego jako pilne, muszą one zostać umieszczone na stronie bezzwłocznie nie później niż do 16 godz. od przekazania Wykonawcy tej treści drogą mailowa lub inną. W przypadku pozostałych informacji, zostaną one umieszczone na stronie w terminie 3 dni od przekazania tej informacji przez Zamawiającego lub od zaistnienia wydarzenia. Treści zamieszczone na stronie muszą być wcześniej uzgodnione z Zamawiającym. W przypadku awarii w działaniu strony internetowej zgłoszonej Wykonawcy przez Zamawiającego telefonicznie, e-mailowo lub faksem, Wykonawcy zobowiązany jest usunąć przedmiotową awarię maksymalnie w ciągu 24 godzin.

4)  Opracowanie i publikacja materiałów prasowych.

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie opracowanie i publikacja informacji prasowych dotyczących promocji UE, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Projektu i Zleceniodawcy w zakresie uwarunkowań i stanu realizacji projektu.

Zakres Umowy obejmuje min. 2 publikacje, które powinny obejmować minimum 1 strony o szerokości min. 250 mm i wysokości min. 175 mm w wydaniu piątkowym /prawa strona redakcyjna/ w gazecie o zasięgu lokalnym przy czym tytuł gazety zostanie uzgodniony z zamawiającym. Publikacje takie będą wykonane w terminie 14 dni, od dnia wskazanego przez Zamawiającego.

Przygotowując informację prasową należy stosować zasady dotyczące „informacji prasowej” określone w „Księdze znaku Narodowej Strategii Spójności 2014 - 2020” zatwierdzoną przez MRR. Jeśli to tylko możliwe, informację należy zmieścić na jednej stronie formatu A4. W przypadku, gdy komunikat obejmuje większą liczbę stron, na dole strony tytułowej należy zawrzeć informację „ciąg dalszy na następnej stronie”. Na końcu należy podać nazwisko przynajmniej jednej osoby wraz z numerem telefonu, z którą dziennikarz będzie mógł się skontaktować w celu otrzymania dodatkowych informacji.

Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom wszystkich rodzajów mediów muszą uzyskać uprzednią akceptację Zamawiającego. Materiał, który nie uzyskał pisemnej akceptacji Zamawiającego, uważa się za niewykonany.

5)      Przygotowanie oraz przeprowadzenie konferencji na zakończenie projektu,

Wykonawca zorganizuje minimum 1 spotkanie informacyjne na temat realizacji Projektu. Do obowiązku Wykonawcy należeć będzie pełne zorganizowanie spotkania informacyjnego z udziałem przedstawicieli prasy, mieszkańców i innych zainteresowanych, w czasie przewidzianym na ich przeprowadzenie tj. minimum 2 godziny. W ramach działań związanych z organizacją spotkania informacyjnego Wykonawca będzie odpowiedzialny za:

a)       ustalenie terminu i miejsca,

b)      przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu spotkania informacyjnego (wstępna lista uczestników zostanie przedstawiona do akceptacji Zamawiającego na 30 dni roboczych przed planowaną datą spotkania),

c)       zawiadomienie przedstawicieli prasy, mieszkańców oraz innych zainteresowanych z wyprzedzeniem min. 14 dniowym o planowanym terminie spotkania informacyjnego,

d)      przygotowanie programu spotkania informacyjnego,

e)      zapewnienie osoby prowadzącej spotkanie – konferansjer / moderator

f)        przygotowanie harmonogramu spotkania informacyjnego,

g)       wypożyczenie sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, etc.),

h)      obsługę techniczną spotkania,

i)        przygotowanie listy obecności,

j)        udokumentowanie fotograficzne przebiegu spotkania,

k)      zadania do wykonania po spotkaniu:
- podziękowanie osobom uczestniczącym,
- monitoring mediów.

Wszystkie działania w ramach przygotowywania spotkania informacyjnego będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym.

4) Przygotowanie dokumentacji fotograficznej z realizacji Projektu:

Wykonawca będzie sporządzał dokumentację fotograficzną na każdym etapie realizacji Projektu oraz

przekazywał do Zamawiającego w wersji papierowej i elektronicznej, raz na kwartał najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wskazania Wykonawcy innego terminu dostarczenia dokumentacji fotograficznej.

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Strony ustalają termin realizacji przedmiotu umowy od dnia jej podpisania do dnia 31.05.2018r.

IV. DOKUMENTY, JAKIE WYKONAWCA POWINIEN ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY:

1. wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg załączonego wzoru formularza ofertowego,

2. Złożona oferta winna zawierać cenę netto, stawkę VAT, cenę brutto wykonania prac objętych zamówieniem. Cena zawarta w ofercie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

3. Podana w ofercie cena będzie ceną ryczałtową i będzie uwzględniała wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmowała wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

4. Do oferty winna zostać załączona kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę aktualnego odpisu z właściwego rejestru wydana nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, w którym wpisany jest przedsiębiorca. Dopuszczalna jest także odpowiednio informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4a ustawy z 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ( ze zm. ) albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

5. Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 5 lat przed terminem składanych ofert – Wykonawca przedłoży celem dokonania oceny oferty w zakresie kryterium nr 2 – doświadczenie wykonawcy - zał. nr 3.

6. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składnia ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania.

7. Oferta winna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę/y uprawnione do składnia oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, wg. dokumentów rejestrowych lub właściwego pełnomocnictwa.

 8. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

9. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

10. Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z zapytaniem, w tym nie zawierającą wymaganych dokumentów lub pełnomocnictw, jak również ofertę, która zawiera rażąco niską cenę, lub której złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.

11. Zamawiający uprawniony jest do wyjaśnienia oferty oraz złożonych z nią dokumentów, a także do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia wymaganych dokumentów.

12. Postanowienia dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie

ubiegających się o zamówienie.

VI. KRYTERIUM OCENY OFERT

Złożone oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:

C - Cena brutto - 60%

R – Doświadczenie zawodowe – 40%

RAZEM - 100%

Kryteria mają przyporządkowaną ilość punktów w skali od 0 do 100, zgodnie z posiadaną wagą,

np. cena – waga 60%, maksymalna ilość punktów 60.

Kryterium nr 1 - Cena:

Oferty otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

                                    wartość oferty o najniższej cenie

                C =    ---------------------------------------------------------  x       60 punktów

                                       wartość oferty badanej

Kryterium nr 2  - doświadczenie zawodowe

ilość wykonanych usług w zakresie informacyjno – promocyjnym w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej:

1.       wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 3 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 10 punktów

2.       wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 4 - 5 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 20 punktów

3.       wykonanie usługi polegającej na przeprowadzeniu 6 - 8 działań informacyjno – promocyjnych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert – 40 punktów

Wyżej wskazane zostały punkty procentowe – co oznacza, iż nie podlegają one dalszemu przeliczeniu tylko zostają dodane wprost do punktów uzyskanych w kryterium cena.

Łączna ocena punktowa oferty obliczona zostanie według poniższego wzoru:

OP = C + D

gdzie:

OP – punktowa ocena badanej oferty

C – punktowa ocena w kryterium cena

D – punktowa ocena w kryterium doświadczenie zawodowe

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największa ilość punktów po zsumowaniu punktów otrzymanych w ramach dwóch kryteriów. Uzyskana ocena zostanie zaokrąglona z dokładnością do dwóch miejscy po przecinku. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty o najwyższej liczbie uzyskanych punktów spośród ofert nieodrzuconych, złożonych przez Wykonawców.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę o najniższej cenie.

VII. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY

Ofertę sporządzoną w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności należy złożyć w

Urzędzie Gminy Raszyn

ul. Szkolna2 a 05-090 Raszyn

z dopiskiem na kopercie: „Przeprowadzenie działań informacyjno - promocyjnych w ramach projektu pn. „Budowa zintegrowanej sieci tras rowerowych w Gminie Raszyn” dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.

w terminie do dnia 05.06.2017r. do godziny 12:00.

VIII. OSOBY DO KONTAKTU

W sprawie niniejszego zamówienia osobami uprawnionymi do kontaktu z oferentami są:

1. Monika Kamińska email: mkaminska@raszyn.pl, tel. (22) 701-78-78

2. Elżbieta Funo email: efuno@raszyn.pl, tel. (22) 701-78-02

IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca związany jest ofertą 30 dni, licząc od upływu terminu składnia ofert, przy czym bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składnia ofert.

X. INNE:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyn na każdym etapie postępowania i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych z tego tytułu.

2. W przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym zamawiający jest uprawniony do podpisania umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej www.bip.raszyn.pl

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zapytania ofertowego przed upływem terminu do składnia ofert

5. W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie, udzielane przez Zamawiającego podmiotem, nie będącym podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania  zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami

wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem

procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.