1.      Załącznik nr 2

Znak sprawy...........................................

pieczęć komórki organizacyjnej


Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
/t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 1579 ze zm./

I. Zamawiający:  Urząd Gminy Raszyn

Adres do korespondencji: ul. Szkolna 2A, 05-090 Raszyn

tel.: (022) 701 77 77, faks: (022) 701 77 71, email: ratusz@raszyn.pl

II. Opis przedmiotu zamówienia

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:  Przygotowanie studium wykonalności wraz z analizą technologiczną dla przedsięwzięcia pn. „Dostęp do informacji publicznej gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (E-Archiwum)” w związku z przystąpieniem do niego Gminy Raszyn.

1. Przedmiot zamówienia (nr kategorii słownika CPV  71241000-9):

 

1.1/ Przedmiotem zamówienia jest:

Przygotowanie studium wykonalności wraz z analizą technologiczną dla przedsięwzięcia pn. „Dostęp do informacji publicznej gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (E-Archiwum)” w związku z przystąpieniem do niego Gminy Raszyn. W projekcie zadeklarowało udział 20 gmin z terenu Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego: Brwinów, Izabelin, Jabłonna, Karczew, Kobyłka, Leszno, Marki, Milanówek, Nieporęt, Otwock, Piastów, Podkowa Leśna, Radzymin, Stare Babice, Wiązowna, Wieliszew, Wołomin, Zielonka, Ząbki, Żyrardów. Liderem jest Miasto Ząbki.

Realizacja przedmiotu zapytania dotyczy w szczególności:

1)      Opracowania studium wykonalności o następującej strukturze:

a.      Wstępna analiza projektu

b.      Wnioski

c.      Definicja celów projektu i rezultaty

d.      Identyfikacja projektu, w tym analiza otoczenia społeczno-gospodarczego, zidentyfikowane problemy, harmonogram realizacji projektu w podziale na etapy

e.      Analiza wykonalności, analiza popytu oraz analiza opcji

f.        Analiza finansowa

g.      Analiza ekonomiczna (kosztów i korzyści)

h.      Wstępna analiza techniczna i technologiczna

i.        Analiza wrażliwości i ryzyka

j.        Analiza instytucjonalna, analiza organizacyjno-zarządcza, w tym trwałość projektu

k.      Pomoc publiczna

l.        Analiza oddziaływania na środowisko

 

Studium wykonalności powinno zostać przygotowane zgodnie z następującymi dokumentami:

a)      Wskazaniami do Studium Wykonalności stanowiącym załącznik do wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020 Działanie 2.1 E-usługi dla Mazowsza, Poddziałanie 2.1.2 E-usługi dla Mazowsza w ramach ZIT,

b)      Wytycznymi Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 lutego 2015 r. w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020 (MR/H 2014- 2020/7(2)/02/2017),

c)      Przewodnikiem do analizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych (Guide to Cost-benefit Analysis of Investment Project - Economic appraisal tool for Cohesion Policy 2014-2020) Komisji Europejskiej z grudnia 2014 r.,

Studium wykonalności będzie stanowić załącznik do wniosku o dofinansowanie projektu ze środków europejskich w ramach Regionalnego Projektu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020.

Wykonawca będzie w stałym kontakcie z przedstawicielami lidera i partnerami projektu, w razie potrzeby będzie organizował spotkania warsztatowe (w lokalizacjach zapewnionych przez Zamawiającego), będzie konsultował z Zamawiającym i jego partnerami poszczególne wersje opracowywanej dokumentacji oraz przekaże interesariuszom projektu E-Archiwum wyniki realizacji przedmiotu zamówienia.

W przypadku stwierdzenia uchybień w studium wykonalności przez instytucje przyznające dofinansowanie, na którymkolwiek etapie opiniowania, oceny lub w przypadku zmiany treści dokumentów (w szczególności: Wskazań do Studium Wykonalności stanowiących załącznik do wniosku o dofinansowanie projektu pozakonkursowego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014 – 2020, Wytycznych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 lutego 2017 r. w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020 (MR/H 2014- 2020/7(2)/02/2017), Przewodnika do analizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych (Guide to Cost-benefit Analysis of Investment Project - Economic appraisal tool for Cohesion Policy 2014-2020) Komisji Europejskiej z grudnia 2014 r.), mimo wcześniejszego odbioru Przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest do wykonania niezbędnych poprawek lub uzupełnień zgodnie z zakresem wskazanym przez instytucje przyznające dofinansowanie w ramach otrzymanego wynagrodzenia oraz w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Wykonawca będzie zobowiązany do dokonywania odpowiednich korekt i uzupełnień w studium wykonalności i aktualizacji powyższego dokumentu, będącego przedmiotem zamówienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, do czasu uzyskania przez Zamawiającego pozytywnej oceny projektu, dokonanej przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych.

Wykonawca przekaże przedmiot opracowania w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD, zawierającą studium wykonalności w formacie PDF i MS WORD wraz z załącznikiem w pliku w formacie MS EXCEL zawierającym tabele oraz wyliczenia do analizy finansowej i ekonomicznej z aktywnymi formułami.

2)      Opracowania analizy technologicznej realizacji projektu obejmującej następujące obszary:

a.      Rekomendacja zastosowania optymalnych rozwiązań technologicznych

b.      Alternatywne rozwiązania technologiczne

c.      Założenia bezpieczeństwa systemu i przetwarzania danych oraz polityki prywatności

d.      Wytyczne dot. zapewnienia interoperacyjności w kontekście realizacji projektu na

           obszarze kilkudziesięciu gmin

e.      Inne kluczowe obszary zidentyfikowane przez Wykonawcę.

Analiza technologiczna będzie stanowiła odrębne opracowanie będące rozszerzeniem studium wykonalności w części Wstępna analiza techniczna i technologiczna.

Załącznikami do analizy będą ogólne założenia technologiczne/koncepcje technologiczne dla poszczególnych elementów projektu, które zostaną złożone jako załączniki do wniosku aplikacyjnego.

Wykonawca będzie zobowiązany do dokonywania odpowiednich korekt w analizie technologicznej w zakresie opisu koncepcji technologicznej/wstępnych opisów przedmiotu zamówienia dla poszczególnych elementów systemu i aktualizacji powyższego dokumentu, będącego przedmiotem zamówienia, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, do czasu uzyskania przez zamawiającego pozytywnej oceny projektu, dokonanej przez instytucje przyznające dofinansowanie, w ramach otrzymanego wynagrodzenia.

Wykonawca przekaże przedmiot opracowania w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD, zawierającą analizę technologiczną w formacie PDF i MS WORD

 

Termin realizacji usługi: do 5 tygodni od daty podpisania umowy.

Termin płatności: do 30 dni od daty złożenia prawidłowo wystawionej faktury

III. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV)

71241000-9 – studia wykonalności i usługi doradcze, analizy

IV. WARUNKI JAKIE MUSZĄ SPEŁNIAĆ POTENCJALNI WYKONAWCY:

Warunkiem obligatoryjnym uwzględnienia oferty w ocenie prowadzonej przez Zamawiającego jest spełnienie przez Wykonawcę następujących wymogów formalnych:

§      Złożenie oferty zgodnej z załączonym wzorem oraz w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

§      Wykazanie doświadczenia Wykonawcy w opracowywaniu studiów wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) przy współfinansowaniu ze środków zewnętrznych w ramach regionalnych i krajowych Programów Operacyjnych:

Warunek: Zamawiający wymaga przedstawienia referencji lub innych dokumentów wystawionych przez podmiot, na rzecz którego zamówienie było wykonywane dla co najmniej 2 (dwóch) studiów wykonalności dla przedsięwzięć i projektów zakładających stworzenie lub rozwój elektronicznych usług publicznych lub innych rozwiązań z zakresu IT opracowanych w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020 ujętych w Wykazie zrealizowanych usług w zakresie opracowywania studiów wykonalności (Załącznik Nr 2).

I.         KRYTERIA OCENY OFERT:

KRYTERIUM NR 1 - CENA ŁĄCZNA OFERTY BRUTTO:

a)        znaczenie kryterium – 60% (60 pkt);

b)        opis sposobu oceny ofert według kryterium nr 1:

Lcena = (Cmin / C) x 60 pkt

gdzie:

Lcena - liczba uzyskanych punktów dla kryterium

Cmin - cena w ofercie z najniższą ceną

C - cena w ofercie ocenianej

Z tytułu kryterium wykonawca może uzyskać maksymalnie 60 pkt.

 

KRYTERIUM NR 2 - DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY W OPRACOWYWANIU STUDIÓW WYKONALNOŚCI DLA PROJEKTU Z ZAKRESU E-USŁUG lub IT:

a)        znaczenie kryterium – 40% (40 pkt);

b)        opis sposobu oceny ofert według kryterium nr 2:

W ramach przedmiotowego kryterium punkty zostaną przyznane dla wykazanych projektów z zakresu e-usług lub IT, zgłoszonych w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020, które na dzień złożenia oferty znajdują się w trakcie oceny lub zostały pozytywnie zweryfikowane w ocenie lub znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania. Punkty będą przyznawane w następujący sposób:

0 pkt – uzyska oferta, w ramach której Wykonawca nie wykaże żadnego projektu złożonego w naborze wniosków z zakresu e-usług lub IT w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020,

10 pkt – uzyska oferta, w ramach której Wykonawca wykaże co najmniej 1 projekt złożony w naborze wniosków (znajdujący się w trakcie oceny na dzień złożenia ofery) z zakresu e-usług lub IT w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020;

20 pkt – uzyska oferta, w ramach której Wykonawca wykaże 1 projekt pozytywnie zweryfikowany w wyniku oceny w naborze wniosków z zakresu e-usług lub IT w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020;

30 pkt – uzyska oferta, w ramach której Wykonawca wykaże co najmniej 2 projekty, pozytywnie zweryfikowane w wyniku oceny w naborze wniosków z zakresu e-usług lub IT w ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020;

40 pkt – uzyska oferta, w ramach której Wykonawca wykaże co najmniej 2 projekty z zakresu e-usług lub IT, które znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania w wyniku naborów wniosków ramach krajowych i regionalnych Programów Operacyjnych w perspektywie finansowej UE na lata 2007-2013 oraz w perspektywie lat 2014-2020;

Powyższe wartości punktowe nie podlegają sumowaniu, a w przypadku wykazania liczby projektów umożliwiających uzyskanie 2 lub więcej wartości punktowych, przyznaje się możliwą do uzyskania maksymalną liczbę punktów.

V. TERMIN, SPOSÓB I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

 

1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w zamkniętej w sposób trwały kopercie w siedzibie Urzędu Gminy w Raszynie, ul. Szkolna 2A, 05-090 Raszyn, pokój nr 10 – Kancelaria w nieprzekraczalnym terminie do dnia 19.03.2018 r. do godz. 12:00.

Zamknięta koperta lub inne opakowanie musi zawierać oznaczenie: Oferta złożona w postępowaniu poniżej 30 000 euro na „Przygotowanie studium wykonalności wraz z analizą technologiczną dla przedsięwzięcia pn. „Dostęp do informacji publicznej gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego (E-Archiwum)”

2. W toku prowadzonego postępowania oferentowi nie przysługują środki ochrony prawnej. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrzone (decyduje data wpływu do siedziby urzędu.)

3. Złożenie większej ilości ofert przez jednego wykonawcę skutkuję pozostawieniem bez rozpatrzenia wszystkich ofert.

4.         Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w języku polskim wraz z wymaganymi załącznikami

i dokumentami na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1.

5.         Oferta oraz wszystkie dokumenty muszą być podpisane przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej dokumenty podpisuje osoba nieujawniona we właściwym rejestrze (KRS) lub ewidencji (CEIDG) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo, w oryginale bądź kopii poświadczonej notarialnie.

6.         Kopie załączonych dokumentów powinny być potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy lub notariusza.

7.         Wszelkie zmiany lub poprawki w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Poprawki mogą być dokonywane jedynie poprzez wyraźne przekreślenie błędnego zapisu i umieszczenie obok niego zapisu poprawnego oraz daty.

8.         W celu prawidłowego przygotowania oferty, Wykonawca, który ma wątpliwości co do treści zapytania ofertowego oraz do treści jego załączników, powinien zadać wszelkie niezbędne w tym zakresie pytania (w formie email na adresy osób wskazanych do kontaktów) przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega, że udzieli odpowiedzi jedynie na te pytania, które wpłynęły na co najmniej 2 dni robocze przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert.

9.         Oferta niespełniająca wymagań Zamawiającego nie będzie rozpatrywana.

10.       Ofertę wraz z załącznikami należy składać w opakowaniach uniemożliwiających ich bezśladowe otwarcie np. w zaklejonych kopertach.

VI. INFORMACJE DODATKOWE:

1.    Wartość szacunkowa przedmiotu zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 000 euro.

2.    Termin związania ofertą: 30 dni

3.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania z potencjału podmiotów trzecich w celu wykazania doświadczenia Wykonawcy.

4.    Zamawiający zastrzega, że oferty złożone w sposób niezgodny z opisem i warunkami opisanymi w zapytaniu nie będą brane pod uwagę przy ocenie Zamawiającego.

VII.WYMAGANE DOKUMENTY JAKIE WYKONAWCA WINIEN ZŁOŻYĆ:

1.         Wypełniony i podpisany formularz oferty, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania,

2.         Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,

3.         Pełnomocnictwo – jeśli ofertę oraz inne dokumenty podpisuje pełnomocnik Wykonawcy.

4.         Wykaz zrealizowanych usług w zakresie opracowywania studiów wykonalności, według załączonego wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania.

VIII. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE

1. Podać dane osób do kontaktu z wykonawcą………………………………………………………..

2. Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawcę mają zastosowanie postanowienia niniejszego zapytania ofertowego a w sprawach nie uregulowanych przepisy z ustawy z dnia 23.04.1964 Kodeks Cywilny.

 

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 – Formularz oferty

2. Załącznik nr 6 – Wykaz zrealizowanych usług

3. Załącznik  – Wzór umowy