Raszyn, dnia 18.09.2018 r.

 

JRP5.271.3.2018.AW(3)

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

(ze względu na wartość zamówienia nie przekraczającą równowartości 30 tys. euro do zapytania nie stosuje się trybów przewidzianych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień )

 

Gmina Raszyn kierując się regułą poszukiwania Wykonawców na zasadach konkurencyjnych zawiadamia o wszczęciu procedury wyłonienia Wykonawcy dla zadania „Obsługę serwisowa urządzenia wielofunkcyjnego dla Jednostki Realizującej Projekt w ramach przedsięwzięcia pn. Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn- Faza V” współfinansowanego z Funduszu Spójności. w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Priorytet II - Ochrona środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.3 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach.

Mając powyższe na względzie Gmina Raszyn zaprasza do złożenia oferty na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

I. ZAMAWIAJACY:

Gmina Raszyn

ul. Szkolna 2a

05-090 Raszyn

 

II. PRZEDMIOT ZAMOWIENIA

 

KOD CPV – 50313200-4

 

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa serwisowa kserokopiarek znajdujących się w Urzędzie Gminy Raszyn (Referat Realizacji Projektów – ul. Unii Europejskiej 3 Raszyn)

2. Obsługa serwisowa kserokopiarek obejmuje:

a) wykonywanie czynności pogwarancyjnych przeglądów technicznych zgodnie z zaleceniami producenta w zakresie:

- sprawdzenia stanu technicznego kserokopiarki,

- montażu i demontażu modułów kserokopiarki,

- wymiany zużytych części zamiennych kserokopiarki,

- czyszczenia kserokopiarki,

- smarowania kserokopiarki,

- kontroli i regulacji kserokopiarki,

- informowania użytkownika o stanie technicznym kserokopiarki

b) wymianę uszkodzonych części zamiennych oraz usuwanie awarii (naprawę), wynikających z bieżącej eksploatacji kserokopiarki, których konieczność wykonania stwierdzono w trakcie przeglądu lub naprawy;

c) wymianę materiałów eksploatacyjnych (w tym tonerów) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania kserokopiarki  z wyjątkiem papieru.

3.  Zamawiający określa następujące warunki realizacji zamówienia:

a) Wykonawca musi udzielić co najmniej 6 miesięcy gwarancji na wykonaną obsługę serwisową tj. na wymienione części (z wyłączeniem części z grupy jednorazowego użytku) i na jakość dokonywanych czynności wchodzących w zakres przeglądów technicznych i napraw.

b) Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w Urzędzie Gminy Raszyn (Referat Realizacji Projektów – ul. Unii Europejskiej 3 Raszyn) w godzinach pracy Urzędu.

c) Przedmiot zamówienia realizowany będzie na podstawie zamówienia składanego przez pracownika Referat Realizacji Projektów w dowolnej formie (zgłoszenia telefonicznego, faksem lub e-mailem), w terminie do 24 godzin od chwili otrzymania zamówienia.

d) Obsługa serwisowa kserokopiarki musi być zakończona przed upływem 24 godzin od momentu zgłoszenia awarii, z wyłączeniem  sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku niemożności naprawy kserokopiarki w podanym terminie Wykonawca na własny koszt dostarczy Zamawiającemu nie później niż przed upływem terminu naprawy kserokopiarkę zastępczą, posiadającą co najmniej takie same parametry techniczne.

e) Wykonawca ma obowiązek dokonywania przeglądów i napraw przy użyciu części oryginalnych. Parametry materiałów eksploatacyjnych i części stosowanych w czasie przeglądów oraz napraw muszą odpowiadać parametrom materiałów i części zalecanych przez producenta.

f) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia książki obsługi serwisowej dla kserokopiarki.

g) Wykonawca zobowiązany jest do zabrania i usunięcia na własny koszt wszystkich wymienionych zużytych części oraz materiałów eksploatacyjnych. Wykonawca po odbiorze zużytych materiałów eksploatacyjnych przedłoży do wglądu kartę przekazania odpadu tj. dokument poświadczający odpowiednie postępowanie z odpadami zgodnie z ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r.

(Dz. U. z 2013 r. poz. 21 ze zm.) - każdorazowo na żądanie Zamawiającemu. Po przekazaniu zużytych części i materiałów eksploatacyjnych przez Zamawiającego odpowiedzialność za ich zagospodarowanie ponosi Wykonawca.

h) Z tytułu wykonywania obsługi serwisowej Zamawiający będzie rozliczał się comiesięcznie z Wykonawcą w kwocie odpowiadającej iloczynowi sumy ilości wykonanych kopii w miesiącu podlegającym rozliczeniu (po odliczeniu ilości kopii testowych wykonanych podczas konserwacji lub napraw) i ceny jednostkowej netto za wykonanie jednej sztuki kopii plus podatek VAT zgodnie

z obowiązującymi przepisami. Kwota ta obejmuje wszelkie czynności, części zamienne i materiały eksploatacyjne wynikające z obsługi serwisowej kserokopiarki.

i) Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia swojego przedstawiciela odpowiedzialnego za kontakty z Zamawiającym,  z możliwością kontaktu przez telefon, faks oraz e-mail.

4. Wykonawca musi posiadać przez cały okres obowiązywania umowy dokumenty autoryzacyjne (świadectwo, zezwolenie, licencja) lub umowę autoryzacyjną na wykonywanie czynności usług serwisowych  i naprawczych lub dysponować co najmniej jedną osobą przeznaczoną do realizacji przedmiotu zamówienia, która posiada co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w wykonywaniu czynności serwisowych i naprawczych kserokopiarek. - stosowne oświadczenie znajduje się w Formularzu oferty.

5. Wykonawca musi posiadać przez cały okres obowiązywania umowy aktualne zezwolenie (decyzję) na prowadzenie działalności w zakresie zbierania i/lub transportu odpadów innych niż niebezpieczne, jak zużyte materiały eksploatacyjne lub musi posiadać wpis do rejestru posiadaczy odpadów zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów powstałych z zużytych materiałów eksploatacyjnych - stosowne oświadczenie znajduje się w Formularzu oferty.

 

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

 

Przez okres od dnia zawarcia umowy do wykorzystania kwoty, o której mowa w § 6 ust.1. niniejszej umowy, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2019 r.

 

IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

 

1. Złożona oferta winna zawierać cenę netto, stawkę VAT, cenę brutto wykonania prac objętych zamówieniem. Cena zawarta w ofercie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

2. Cenę ofertową przyjętą wyłącznie dla potrzeb porównania ofert stanowić będzie suma:

a) iloczynu ceny netto za wykonanie 1 szt. kopii czarno-białej formatu A4 i szacowanej liczby 63.000 sztuk powiększonej o należny podatek VAT,

b) iloczynu ceny netto za wykonanie 1 szt. kopii kolorowej formatu A4 i szacowanej

liczby 42.000 sztuk powiększonej o należny podatek VAT,

Podana cena ofertowa służyć będzie ocenie i porównaniu ofert, natomiast maksymalną wartością umowy będzie kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. Szacunkowa liczba kopii w okresie obowiązywania umowy to:

- 63.000 sztuk czarno-białych kopii formatu A4,

- 42.000 sztuk kolorowych kopii formatu A4,

Szacunkowa liczba kopii jest wielkością orientacyjną na podstawie przewidywanego zapotrzebowania w okresie obowiązania umowy, przyjęta dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Faktyczna liczba kopii zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego. Liczba faktycznie wykonanych kopii może ulec zmianie w ramach maksymalnej wartości umowy.

Wykonawcy nie służy roszczenie o realizację kopii w liczbie podanej powyżej.

4. W ofercie (w tabeli zamieszczonej w Formularzu oferty) należy podać ceny netto za:

a) wykonanie 1 szt. kopii czarno-białej formatu A4,

b) wykonanie 1 szt. kopii kolorowej formatu A4,

podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (z dokładnością do 1 grosza).

5. Podana w ofercie cena jednostkowa musi uwzględniać wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej realizacji umowy. Cena ofertowa obejmuje kompletne wykonanie przedmiotu zamówienia. W przypadku wystąpienia omyłek rachunkowych w obliczeniach, jako podstawę do ich poprawienia, Zamawiający przyjmie, że prawidłowo podane zostały ceny netto za jedną sztukę kopii, o których mowa w pkt 4 powyżej.

6. Podane ceny jednostkowe netto nie ulegną zmianie i są stałe przez cały okres obowiązywania umowy.

7. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny w kilku wariantach, w zależności od zastosowanych rozwiązań. W przypadku przedstawiania ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona.

Do oferty winien zostać załączona kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę aktualnego odpisu z właściwego rejestru wydana nie wcześniej niż na 6 miesiące przed upływem terminu składania oferty, w którym wpisany jest przedsiębiorca. Dopuszczalna
jest także odpowiednio informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru
przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z 20 sierpnia
1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (ze zm.) albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej. Wnioskodawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z zapytaniem, w tym nie zawierającą wymaganych dokumentów lub pełnomocnictw, jak również ofertę, która zawiera rażąco niską cenę, lub której złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.

Zamawiający uprawniony jest do wyjaśnienia oferty oraz wezwania Wykonawcy do jej uzupełnienia.

Postanowienia dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

 

V. KRYTERIUM OCENY OFERT 

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:

Cena (C) - 60 %

Gwarancja (G) - 40 %

 

2. Kryterium Cena (C) - oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę 60 punktów, natomiast pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:

 

Cmin

C  = ---------------- x WC

Cb

 

C - liczba punktów w kryterium Cena kopii czarno-białej

Cmin - najniższa cena ofertowa w zbiorze ofert podlegających ocenie

Cb - cena ofertowa ocenianej oferty

WC - waga kryterium = 60

 

3. Kryterium Gwarancja (G) - ocena w niniejszym kryterium polega na przyznaniu ofercie Wykonawcy punktów w zależności od zaoferowanego przez Wykonawcę okresu gwarancji na wykonaną obsługę serwisową, o którym mowa w § 5 Projektu umowy. Wykonawca musi udzielić gwarancji na okres minimum 6 miesięcy i maksimum 18 miesięcy na wykonaną obsługę serwisową, tj. na wymienione części (z wyłączeniem części z grupy jednorazowego użytku) oraz na jakość dokonywanych czynności

wchodzących w zakres przeglądów technicznych i napraw. Zamawiający przyzna ofertom punkty wg następujących zasad:

- oferta z najdłuższym okresem gwarancji otrzyma maksymalną liczbę punktów - 40 pkt, natomiast

pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:

Gb

G = ---------------- x WG

Gmax

 

G - liczba punktów w kryterium Gwarancja

Gmax – najdłuższy okres gwarancji w zbiorze ofert podlegających ocenie

Gb – okres gwarancji w ocenianej ofercie

WG - waga kryterium = 40

 

Zaoferowanie okresu innego niż z zakresu 6-18 miesięcy spowoduje odrzucenie oferty, jako niezgodnej z treścią zapytania ofertowego. Brak wskazania okresu gwarancji spowoduje, że Zamawiający uzna, iż zaoferowany został termin minimalny, tj. 6 miesięcy.

 

4. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ta, która uzyska w sumie największą liczbę punktów w oparciu o przyjęte kryteria, obliczoną wg wzoru:

P = C + G

P – liczba punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę

C – liczba punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę w kryterium Cena

G – liczba punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę w kryterium Gwarancja

 

5 . Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

VI. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY

 

Ofertę sporządzoną w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności należy złożyć w

 

Urzędzie Gminy Raszyn

ul. Szkolna2 a 05-090 Raszyn

 

z dopiskiem na kopercie: „Obsługę serwisowa urządzenia wielofunkcyjnego dla Jednostki Realizującej Projekt w ramach przedsięwzięcia pn. Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Raszyn- Faza V”, w terminie do dnia 26 września 2018 r. do godziny 10.30

 

VII. OSOBY DO KONTAKTU

W sprawie niniejszego zamówienia osobami uprawnionymi do kontaktu z oferentami są:

1. Elżbieta Funo email: efuno@raszyn.pl, tel. (22) 701-78-02

2. Anna Wierzbicka - Abramska email: awierzbicka@raszyn.pl, tel. (22) 701-78-78

 

VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

 

Wykonawca związany jest ofertą 30 dni, licząc od upływu terminu składnia ofert, przy czym bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składnia ofert. 

IX. KLAUZULA INFORMACYJNA:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Raszyn ul. Szkolna 2a 05-090 Warszawa,

b) inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Raszyn jest Pan Arkadiusz Godula, kontakt: adres e-mail iod@raszyn.pl,

c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia,

d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami,

e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane  przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,

f) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

g) posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **; - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

) nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; - prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującymi przepisami prawa,

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

 

X. INNE:

 

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyn na każdym etapie postępowania i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych z tego tytułu.

2. W przypadku, gdy wybrany wykonawca uchyli się od podpisania umowy z zamawiającym zamawiający jest uprawniony do podpisania umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej www.bip.raszyn.pl

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zapytania ofertowego przed upływem terminu do składnia ofert

5. W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie, udzielane przez Zamawiającego podmiotem, nie będącym podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania  zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami

wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem

procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

 

XI. ZAŁĄCZNIKI

1. Formularz ofertowy

2. Istotne postanowienia umowy

 

                                                                                                             ZATWIERDZIŁ:

 

                                                                                                   …..………………………………..
                                                                                                 (data, podpis i pieczęć
                                                                                                         osoby zatwierdzającej postępowanie)