Biuletyn Informacji Publicznej
Archiwum BIP - Urząd Gminy Raszyn

Zamawiający niniejszym informuje, iż do zapytania ofertowego na: „Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej projektu pn. „Informatyzacja Urzędu Gminy w Raszynie”, wpłynęły pytania, na które Zamawiający udziela odpowiedzi:

Pytanie:

1.   Czy potwierdzeniem należytego wykonania Umowy może być wskazanie Numeru Umowy na Usługę wykonania SWI dla Projektu który otrzymał dofinansowanie, jest na liście Projektów z dofinansowaniem ?

Odpowiedź Zamawiającego:

Zamawiający nie byłby w stanie zweryfikować jakiej umowy dotyczy ewentualnie wskazany nr umowy. Dopuszczamy możliwość ewentualnego przedstawienia takiej umowy (części umowy z opisem przedmiotu zamówienia, powołaniem się na konkretny konkurs RPO) z zanonimizowanymi wrażliwymi danymi, z której będzie jednoznacznie wynikać powiązanie Zamawiającego z listą Projektów z dofinansowaniem.

Pytanie:

2.  Czy ofertę można złożyć w sposób elektroniczny, przez ePUAP bądź e-mail z podpisem kwalifikowanym ? 

Odpowiedź Zamawiającego:

Tak, Zamawiający dopuszcza złożenie oferty przez ePUAP za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP: /y2m823fydf/skrytka oraz za pośrednictwem e-mail kdombska@raszyn.pl . Dokumenty przesłane przez ePUAP i przez e-mail muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Powyższe odpowiedzi stają się integralną częścią zapytania ofertowego i są wiążące przy składaniu ofert.

Zapytanie ofertowe RPF.271.1.2020

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych  /tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843/

I. ZAMAWIAJĄCY:  Gmina Raszyn  (adres do korespondencji: ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn, tel. 22 - 701 77 77, faks 22 - 701 77 71) zaprasza do złożenia ofert cenowych na „Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej projektu pn. „Informatyzacja Urzędu Gminy w Raszynie”.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.      Zamówienie dotyczy opracowania dokumentacji aplikacyjnej koniecznej do ubiegania się
o dofinansowanie w ramach konkursu RPMA.02.01.02-IP.01-14-106/20 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 obejmującej:

1)      studium wykonalności, zawierającego m.in. analizę finansową, ekonomiczną, techniczną dla projektu, z której wynikać będzie ilość, rodzaj, typ, główne parametry planowanego do wytworzenia oprogramowania lub zakupu istniejącego na rynku oprogramowania oraz sprzętu, a także odniesienie do cen jednostkowych oprogramowania oraz sprzętu - z uwzględnieniem systemów informatycznych w Urzędzie Gminy Raszyn wraz z montażem finansowym projektu oraz korespondujące ze studium wykonalności opisy do wniosku aplikacyjnego;

2)      pozostałe załączniki konieczne do przygotowania i złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach konkursu;

3)      przygotowanie ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień w trakcie oceny formalnej i merytoryczno-technicznej Projektu;

4)      w przypadku negatywnej oceny Projektu i decyzji Zamawiającego o wdrożeniu procedury odwoławczej - sformułowanie protestu wraz z uzasadnieniem.

2. Wykonawca będzie współpracował z Zamawiającym na etapie identyfikacji projektu i budowy zakresu rzeczowego w celu znalezienia korzystnych i nowoczesnych rozwiązań informatycznych dla optymalizacji pracy Urzędu Gminy Raszyn oraz w celu zmaksymalizowania uzyskanej punktacji w zakresie kryteriów wyboru projektu, adekwatnie do potrzeb i możliwości (technicznych, organizacyjnych, finansowych itd.) Zamawiającego jako Beneficjenta. Treści merytoryczne (opisy) winny być wypracowywane przez Wykonawcę na podstawie dokumentów i informacji udostępnionych i przekazanych przez Zamawiającego (Zamawiający nie dopuszcza możliwości, by Wykonawca kierował do Zamawiającego swoje wewnętrzne fiszki projektowe do wypełnienia).

3. Przedmiot zamówienia winien zostać przekazany Zamawiającemu w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej.

4. Dokumentacja aplikacyjna winna zostać sporządzona w całości, zgodnie z obowiązującymi przepisami, instrukcjami i wytycznymi w dniu odbioru przez Zamawiającego bez uwag, co zostanie potwierdzone protokołem odbioru, zgodnie z Regulaminem konkursu RPMA.02.01.02-IP.01-14-106/20, w tym wskazaniami dla studium wykonalności, zamieszczonymi na stronie internetowej:

https://www.funduszedlamazowsza.eu/nabory-wnioskow/2-1-e-uslugi-poddzialania-2-1-2-e-uslugi-dla-mazowsza-w-ramach-zit-typ-projektow-informatyzacja-administracji-publicznej-oraz-instytucji-i-zasobow-kultury-na-terenie-warszawskiego-obszaru-funkcjon/

5.  Wzór umowy stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

6. Przedmiot zamówienia opisany został wg następujących kodów: CPV – 71241000-9 – studia wykonalności, usługi doradcze, analizy

7. Weryfikacja opracowań, o których mowa w pkt 1 niniejszego paragrafu odbywać się będzie drogą elektroniczną, etapami, w terminach wzajemnie uzgodnionych przez Zamawiającego i Wykonawcę.

8. Przedmiot umowy jest kosztem kwalifikowanym przygotowywanego projektu i musi zostać ujęty w kosztach realizacji projektu.

9. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.

10.Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Termin realizacji przedmiotu zamówienia ustala się do dnia 29 maja 2020 roku.  

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU I SPOSÓB ICH POTWIERDZANIA

1.      Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:
1) wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg załączonego wzoru Załącznik nr 1.

2) Wykonawca zobowiązany jest wykazać się doświadczeniem i wykonaniem w okresie ostatnich 5 lat minimum 3 zamówień obejmujących dokumentację aplikacyjną ze studiami wykonalności dla przedsięwzięć lub projektów inwestycyjnych dotyczących tematyki informatyzacji administracji lub e-urzędu, dołączając do oferty wykaz wykonanych zamówień sporządzony wg wzoru  stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę dowodami określającymi, czy te zamówienia zostały wykonane należycie w postaci m.in. referencji, poświadczeń.

___ 3)  aktualny odpis z właściwego rejestru wydany nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty, w którym wpisany jest przedsiębiorca. Dopuszczalna jest także odpowiednia informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4a ustawy z 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (ze zm.) albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej. Załączona kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

Ocena spełnienia trzech powyższych warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą: spełnia – nie spełnia.

2.      Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

3.      Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4.      Zamawiający odrzuci oferty, które:

·         wpłyną po podanym w niniejszym zapytaniu terminie – oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane,

·         nie spełniają wymagań formalnych i materialnych określonych w niniejszym zamówieniu,

·         są niezgodne z przepisami prawa,

·         Wykonawca w wyznaczonym terminie nie wyjaśnił treści oferty lub z treści oferty i wyjaśnień Wykonawcy wynika, iż Wykonawca  lub jego oferta nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym, w szczególności Wykonawca nie przedstawi wraz z ofertą wymaganych dokumentów lub przedstawi dokumenty zawierające błędy lub nie uzupełni dokumentów w przypadku wezwania przez Zamawiającego do uzupełnienia, przy czym w postępowaniu przewidziano jednorazową możliwość uzupełnienia braków w terminie 3 dni roboczych,

·         zawierają rażąco niską cenę.

5. Wykonawca powinien również załączyć odpowiednie pełnomocnictwa w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej, jeśli w imieniu Wykonawcy ofertę lub dokumenty złożone wraz z ofertą podpisuje pełnomocnik. W przypadku złożenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie właściwe dokumenty złożyć musi każdy z nich.

6. Złożona oferta winna zawierać całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia: cenę netto, stawkę VAT, cenę brutto wykonania prac objętych zamówieniem. Cena zawarta w ofercie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

7. Podana w ofercie cena będzie ceną ryczałtową i będzie uwzględniała wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmowała wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

8. Wynagrodzenie płatne będzie w następujących ratach:

1)      pierwsza rata w wysokości 50% kwoty wynagrodzenia całkowitego płatna w terminie 30 dni po dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionego rachunku lub faktury VAT wraz z dokumentem potwierdzającym wykonanie przedmiotu zamówienia tj. bezusterkowym Protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez Strony.

2)      druga rata w wysokości 50% kwoty wynagrodzenia całkowitego, płatna w terminie 30 dni po dostarczeniu Zamawiającemu prawidłowo wystawionego rachunku lub faktury VAT, której podstawą wystawienia będzie zakwalifikowanie Wniosku do dofinansowania.

9. Postanowienia dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie  ubiegających się o zamówienie.

V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

VI. OSOBY PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ
Z WYKONAWCAMI

1.      Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania w jest Katarzyna Dombska, kdombska@raszyn.pl, 22 - 701 78 73.

2.      Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia codziennie w godzinach  9:00-13:00.

VII. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę cenową należy: złożyć w siedzibie Zamawiającego w terminie do dnia 17.03.2020, godz.11:00: Urząd Gminy Raszyn, ul. Szkolna 2a, 05-090 Raszyn w zamkniętej kopercie
z dopiskiem:

„Informatyzacja Urzędu Gminy w Raszynie” NIE OTWIERAĆ PRZED 17.03.2020 godz.11:00.

VIII. KRYTERIUM STOSOWANE PRZY WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY.

Zamawiający dokona oceny ofert według następujących kryteriów, którym przyporządkowano następujące wagi:

Cena oferty brutto (C): 60%

Doświadczenie w zakresie przygotowanej przez wykonawcę dokumentacji aplikacyjnej, w tym studium wykonalności, w Regionalnych Programach Operacyjnych (D):  40%

1)Kryterium „Cena” – waga 60%

Punkty przyznawane za kryterium „Cena” będą liczone wg następującego wzoru:

C = (C naj : C o) x 60

gdzie:

C – liczba punktów przyznana danej ofercie,

C naj – najniższa cena ofertowa brutto spośród ważnych ofert,

C o – cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę dla którego oferta jest oceniana.

Maksymalna liczba punktów, które Wykonawca może uzyskać w kryterium „Cena” wynosi 60.

2) Kryterium „Doświadczenie w zakresie przygotowanej przez wykonawcę dokumentacji aplikacyjnej, w tym studium wykonalności, w Regionalnych Programach Operacyjnych” - waga 40%

Punkty za kryterium „Doświadczenie w zakresie przygotowanej przez wykonawcę dokumentacji aplikacyjnej, w tym studium wykonalności, do wniosków w Regionalnych Programach Operacyjnych” będą przyznawane w następujący sposób:

Wykonawca, który wykaże 5 lub więcej złożonych wniosków z uzyskanym dofinansowaniem unijnym otrzyma w kryterium „Doświadczenie w zakresie przygotowanej przez wykonawcę dokumentacji aplikacyjnej, w tym studium wykonalności, do wniosków w Regionalnych Programach Operacyjnych” maksymalną ilość punktów tj.  40 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów obliczoną na podstawie wzoru:

Lp= C + D

gdzie:

Lp– łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie,

C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Cena”,

D – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Doświadczenie w zakresie przygotowanej przez wykonawcę dokumentacji aplikacyjnej, w tym studium wykonalności, w Regionalnych Programach Operacyjnych”.

Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

IX. OPIS CENY

1.      Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić CENĘ OFERTOWĄ CAŁKOWITĄ  BRUTTO za wykonanie przedmiotu zamówienia. Podana cena będzie ceną ryczałtową i będzie uwzględniała wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego.

2.      Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

3.      Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą – z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

4.      Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

X. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH

1.      Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na swojej stronie internetowej www.bip.raszyn.pl

2.      Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia
o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.

3.      Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4.      Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

5.      Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

6.      Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyn na każdym etapie postępowania i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych z tego tytułu.

7.      Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zapytania ofertowego przed upływem terminu do składnia ofert.

8.      W celu uniknięcia konfliktu interesów niniejsze zamówienie zostanie udzielone przez Zamawiającego podmiotom nie będącym powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania  zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

XI. KLAUZULA INFORMACYJNA:

Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Raszyn ul. Szkolna 2a 05-090 Warszawa;
• inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Raszyn jest Pan Arkadiusz Godula, kontakt: adres e-mail iod@raszyn.pl,
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843); 
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

XII. ZAŁĄCZNIKI:

1. Formularz ofertowo-cenowy

2. Wykaz wykonanych zamówień

3. Wzór umowy