Znak sprawy  KZ.271.2.2022.TM

Zapytanie ofertowe

Postępowanie prowadzone w oparciu o wewnętrzną procedurę zamawiającego

o wartości nieprzekraczającej 130 000,00 zł

zg. z Ustawą z dnia 11 września 2019 r. przepisów Prawa zamówień publicznych

I. Zamawiający: Gmina Raszyn

Adres do korespondencji: 05-090 Raszyn, ul. Szkolna 2A

tel. 22 701 77 70 , faks   22 701 77 71

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na:  wartościowanie, brakowanie, i przemieszczanie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym Urzędu Gminy Raszyn oraz sporządzenie spisu w wersji papierowej  wraz z wnioskiem na brakowanie.

II. Opis przedmiotu zamówienia:

1.Wydzielenie i przemieszczanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania zgodnie z instrukcją kancelaryjną, sporządzenie spisu akt/dokumentów do brakowania w ilości szacunkowej202mb.

2.Archiwizacja dokumentów kategorii B w ilości szacunkowej 130mb.

3.Opracowanie materiałów archiwalnych kat. A w ilości szacunkowej 16 mb.

4.Niezbędne do wykonywania usługi materiały zapewnia Zamawiający.

5.Prace będą wykonywane w godzinach pracy urzędu tj. pon. 8-18,wt-czw.8-16, pt.8-14.w siedzibie Zamawiającego.

6.Przed złożeniem oferty w niniejszym postępowaniu Wykonawca ma prawo do dokonania wizji lokalnej w celu realizacji przedmiotu zamówienia, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym terminu dokonania wizji.

7.Przed przystąpieniem do wykonania usługi, Wykonawca oraz osoby wykonujące prace składają oświadczenie o znajomości ustawy z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych( Dz.U. z 2019 r poz. 1781),iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie wymienionych przepisów oraz zachowanie tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych podczas wykonywania przedmiotu zamówienia, zarówno w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu.

8.Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2020r.poz. 164 ze zm.) oraz Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej.

9.Termin realizacji zamówienia: 3 miesiące

 

Przedmiot zamówienia opisany został wg. kodu CPV - 79995100-6

Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.

Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminy składania ofert.

III. Dokumenty jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:

Zamawiający wymaga aby każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty:

1. wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy  wg. załączonego wzoru formularza ofertowego

2. postępowanie prowadzone jest w języku polskim

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami

1.       osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania w jest Pani Teresa Marcinkowska.

2.       Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.:

3.       poniedziałek 8-18, wtorek, środa ,czwartek 8-16, piątek 8-14.

VI. Miejsce składania ofert

Ofertę cenową należy wysłać na adres mailowy tmarcinkowska@raszyn.pl z dopiskiem „archiwizacja dokumentacji w archiwum zakładowym Urzędu Gminy Raszyn”.

w terminie do dnia 28 lutego 2022r.,godz. 12.00.

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1.       Na załączonym formularzu cenowo - ofertowym należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia.

2.       Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą  z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

3.       Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.

4.       Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

VIII. Informacje o formalnościach

1.       Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania.

2.       Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.

3.       Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4.       Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.

5.       Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

IX. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 04 maja 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.206.119.1) zwanej przepisami RODO, informuję, iż:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Raszyn mający siedzibę przy ul. Szkolnej 2A w Raszynie reprezentowana przez  Wójta Gminy Raszyn.

2) Z Inspektorem Ochrony Danych Urzędu Gminy Raszyn można się skontaktować w sprawie ochrony swoich danych osobowych poprzez email iod@raszyn.pl

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu realizacji ustawowych zadań gminy oraz przepisów prawa i nie będą udostępniane innym podmiotom niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.

4) Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest realizacja przez Gminę obowiązków dotyczących ustaw: Prawo zamówień publicznych /tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 12019 ze zm./, przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 997r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2017r. poz. 1840 z późń.zm.), przepisów ustawy z dnia 13.09.1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U z 2018 r. poz. 1454 z późń. zm. ),  przepisów ustawy z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (Dz. U.2018, poz. 1967 ze zm.),

5) W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

a)  organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

b)  obsługa prawna

c)  inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Gminą Raszyn przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Gmina Raszyn.

6.   W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

a)  prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;

b)   prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

c) prawo do żądania usunięcia/ograniczenia przetwarzania danych osobowych ;

d)     prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych  osobowych.

7.    W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Gminie Raszyn Pani/ Pana danych osobowych, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

8.    Podanie przez Pani/Pana danych osobowych Gminie Raszyn ma charakter dobrowolny, jednak ich podanie jest niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowego postępowania.

9.    Pani/Pana dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia postępowania administracyjnego, a następnie przez czas wynikający z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wewnętrznych przepisów dotyczących archiwizowania dokumentów.

10.    Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

11. Szczegółowe informacje w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych przez Administratora znajdują się na stronie internetowej www.bip.raszyn.pl w zakładce Przetwarzanie danych osobowych.

 

Załączniki:

1.       Formularz ofertowo-cenowy

2.       Projektowane postanowienie  umowy